Alle an einem Strang ziehen: Wie Breakwater Technology OKRs mit Oboard Software und Consulting meisterte

“Unsere Infrastruktur ist auf Atlassian ausgerichtet, und als wir beschlossen, unser OKR-System aufzubauen, war es für uns entscheidend, ein Tool zu haben, das maximal in Jira integriert ist. Außerdem bevorzugen wir leichtgewichtige Tools gegenüber monströsen ‚All-in-one‘-Add-ons. Es sieht so aus, als ob alle unsere Anforderungen mit Hilfe von OKR Board für Jira von Oboard erfüllt wurden!”

Breakwater ist ein in Estland ansässiges Unternehmen, das sich auf die kundenspezifische Produktentwicklung spezialisiert hat. Es bietet einen vollständigen Prozess – von der Anforderungsdefinition und -spezifikation über die Softwarecodierung und -entwicklung bis hin zum Anwendungssupport und zur Wartung.

Breakwater ist auch einer unserer interessantesten Fälle – ihre OKR-Reise ist sowohl mit Oboard als auch mit unserem Beratungspartner agiledrive eng verbunden. Für die Fallstudie haben wir mit Grant Brett, dem CEO, und Sergiy, dem Leiter der Softwareentwicklung, gesprochen.

Hintergrund

Breakwater hatte schon einmal, im Jahr 2021, versucht, das OKR-Framework zu implementieren. Damals wurde es jedoch als unzureichend empfunden, und das Top-Management war weder in den Prozess eingebunden noch von den Ergebnissen beeindruckt.

Laut Sergiy haben ihre ersten OKRs nicht funktioniert, weil sie nur auf Abteilungsebene festgelegt wurden und nicht mit größeren Initiativen verbunden waren. Sie wurden eher zufällig und willkürlich festgelegt, so dass sie schnell wieder verschwanden. Die Leute haben den Zweck nicht verstanden, weil es keinen gab. Also brach Breakwater die Einführung ab, notierte die Probleme und bereitete sich auf einen zweiten Versuch vor.

Der zweite Versuch war wesentlich besser organisiert. Um die OKR-Grundlagen zu verinnerlichen, wandte sich Breakwater an Oboard für Coaching und Beratung – und nach einem Telefonat mit unserem CEO Victor empfahlen wir agiledrive als das am besten geeignete Team für ihren Fall.

Dieses Mal begann die Initiative von oben – beginnend mit Mission, Vision und strategischen Zielen, bevor sie in OKRs umgewandelt wurden. Dies geschah durch das Managementteam, und danach wurde das gesamte Unternehmen einbezogen, um mit Hilfe der OKR-Berater von agiledrive gleichzeitig ein Brainstorming zu den OKRs durchzuführen.

Wellenbrecher-Herausforderungen

“Wir mögen den OKR-Rahmen, weil wir unsere Mitarbeiter bisher gut an der Leistung, aber nicht so gut an den Ergebnissen gemessen haben. Und um effizient zu sein, mussten wir damit anfangen, genau das zu tun. OKRs sind sinnvoll und motivieren die Mitarbeiter auf eine Weise, die ihnen hilft, zu wachsen und Dinge besser zu machen – durch die Zugehörigkeit zu größeren Zielen.”

Breakwater kämpfte mit einer outputbasierten Ergebnisbewertung, einer schwachen Zielabstimmung zwischen den Abteilungen und einem Mangel an Ermutigung, Verantwortung für die Zielerreichung zu übernehmen. Es hatte den Anschein, dass nicht jeder an der Erreichung der Ziele beteiligt war. Insgesamt schien der unternehmensweite Zielsetzungsprozess sowohl auf strategischer als auch auf taktischer Ebene unstrukturiert zu sein.

Oboard und agiledrive Lösung

Breakwater brachte diese Probleme in den Gesprächen mit Oboard und agiledrive zur Sprache, und gemeinsam erarbeiteten wir den folgenden Plan für die nahe Zukunft:

• Schulung der Schlüsselpersonen im Unternehmen zu den OKRs.
• Start ins 2. Quartal mit definierten und abgestimmten OKRs für das Unternehmen und die einzelnen Abteilungen/Teams.
• Einführung eines OKR-Zyklus, um OKRs in künftigen Quartalen zu definieren, abzugleichen, zu verfolgen und zu bewerten.

Da die Probleme, mit denen Breakwater konfrontiert war, systemischer Natur waren und auf ein unzureichendes Verständnis von OKRs zurückgingen, haben wir von Oboard beschlossen, agiledrive die Führung in diesem Fall zu überlassen. Mit ihrer Hilfe konnte Breakwater die Unternehmensmission schnell verfeinern und die früheren strategischen Ziele in ein 5-Jahres-North-Star-Goal und Unternehmens-OKRs für 2 Jahre umwandeln.

“Ich bin überrascht, dass es uns gelungen ist, in einer Stunde ein Leitbild zu definieren, in dem es wirklich um uns geht und um das, was wir erreichen wollen. Unser vorheriger Versuch dauerte 2 Tage und hat nicht wirklich ins Schwarze getroffen.”

Es folgten zwei größere Workshops für Top- und Mittelmanager, in denen ihnen die OKR-Theorie vermittelt wurde und sie lernten, sie mit dem OKR-Board von Oboard für Jira anzuwenden. Die optimierte Schnittstelle und die Möglichkeit, Aufgaben mit relevanten Zielen zu verknüpfen, haben Breakwater sehr geholfen, die OKRs in der Praxis zu verstehen, und ernteten höchstes Lob.

Sobald das Management sicher war, dass es die OKRs verstanden hatte, versammelte agiledrive alle Breakwater-Mitarbeiter für den abschließenden zweitägigen Workshop. Ziel war es, einen Überblick über den Rahmen zu geben, das Konzept der Ausrichtung zu erklären und sicherzustellen, dass alle Abteilungen über genügend Ressourcen verfügen, um ihre Ziele zu erreichen. Laut Christina, der Personalleiterin von Breakwater, war dieser Workshop ein großer Erfolg.

Einführung des OKR-Boards für Jira bei Breakwater

Breakwater hat das OKR Board für Jira mit Hilfe unserer vertrauenswürdigen Berater implementiert, und das Ergebnis ist vorhersehbar spektakulär.

In nur drei Monaten haben sie nicht nur ihre strategischen Ziele verfeinert, sondern sie auch in Abteilungsziele unterteilt und alle Teams auf diese ausgerichtet. Jetzt verfolgen die Abteilungen ihre OKRs individuell mit regelmäßigen Check-ins, bei denen sie den Fortschritt bei den Aufgaben und die Herausforderungen besprechen.

Apropos Aufgaben – mit OKR Board for Jira war Breakwater in der Lage, seine OKRs mit Epics, Aufgaben und Issues in seiner Jira-Instanz zu verbinden. Dies ermöglichte es dem Unternehmen, die Verbindung zwischen der täglichen Arbeit und den strategischen Zielen zu erkennen und Anreize für neue Mitarbeiterinitiativen zu schaffen. OKR Board for Jira verfolgt solche OKRs auch automatisch, was die OKR-Check-Ins bei Breakwater sehr viel einfacher macht.

Apropos Check-Ins – obwohl Breakwater diese Funktion im OKR Board for Jira nutzt, sind sie ein wenig aus dem Rahmen gefallen. Es wird zwar empfohlen, unternehmensweit die gleiche OKR-Kadenz zu verwenden, aber einige Abteilungen bei Breakwater tendierten zu wöchentlichen Check-Ins, während andere sich für einen zweiwöchentlichen Zeitplan entschieden. Mit dem OKR-Board für Jira ist dies kein Problem, und wir konnten das neue Setup problemlos anpassen.

Die wichtigsten Vorteile von Oboard und agiledrive für Breakwater

Zusammen mit agiledrive haben wir die Unternehmensstruktur von Breakwater komplett umgekrempelt und gestrafft, ihr Verständnis von Teammanagement massiv erweitert und ihnen die richtigen Werkzeuge dafür gegeben. Als die Implementierung abgeschlossen war, hatten sie:

• erhielten sie eine umfassende Schulung in Theorie und Praxis von OKR;
• formulierten sie eine angemessene Vision, Mission und strategische Ziele für die nächsten fünf Jahre;
• einen Fahrplan zur Erreichung dieser Ziele entworfen und sie in jährliche und vierteljährliche Ziele unterteilt;
• Festlegung der OKRs der Abteilung für Q2 2023 und Ausrichtung der Teams auf diese Ziele;
• Verknüpfung der OKRs der Abteilung mit Jira Epics, Aufgaben und Problemen unter Verwendung von OKR Board für Jira;
• Einrichtung des OKR-Zyklus, um die Ausrichtung aufrechtzuerhalten und den Prozess bei Bedarf anzupassen.

Die genauen Ergebnisse dieser Veränderungen stehen noch aus, aber es lässt sich bereits jetzt sagen, dass sie weitreichend sein werden. Kristina, die Personalverantwortliche von Breakwater, behauptet, dass das Unternehmen nun einen starken Zusammenhalt hat und die Mitarbeiter viel eher bereit sind, ihren Kollegen zu helfen.

Fazit

Der Fall Breakwater war eine äußerst erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Oboard und agiledrive. Mit unseren Tools und einem besseren Verständnis der OKRs konnten wir ein ganzes Unternehmen schnell auf den neuesten Stand bringen und seinen Arbeitsablauf komplett umgestalten.

Wenn Sie den Erfolg von Breakwater wiederholen und die Managementstruktur Ihres Unternehmens mit OKRs verbessern möchten, vereinbaren Sie ein Kick-off-Gespräch mit uns und wir helfen Ihnen dabei! Abhängig von Ihren Bedürfnissen und Ihrem Verständnis des OKR-Frameworks schlagen wir Ihnen gerne eine perfekte Lösung vor – bei Bedarf auch mit einem tollen Team von OKR-Coaches und Beratern. Und wenn Sie mit niemandem sprechen wollen – wir verstehen das – können Sie Ihre kostenlose Testversion von OKR Board for Jira starten und von unserem ausgezeichneten Onboarding Gebrauch machen.