Alinhando todos: como a Breakwater Technology dominou os OKRs com a Oboard Software e a Consultoria

“Nossa infraestrutura é orientada para a Atlassian e, quando decidimos construir nosso sistema de OKR, era crucial termos uma ferramenta com a máxima integração possível com o Jira. Além disso, preferimos ferramentas leves aos monstruosos complementos “tudo em um”. Parece que todos os nossos requisitos foram atendidos com a ajuda do OKR Board para Jira da Oboard!”

A Breakwater é uma empresa sediada na Estônia especializada no desenvolvimento de produtos personalizados para o cliente. Ela oferece um processo de ciclo completo — desde a definição e especificação de requisitos até a codificação e desenvolvimento de software, passando pelo suporte e manutenção de aplicações.

O Breakwater também é um dos nossos casos mais interessantes — sua jornada de OKR está intimamente ligada à Oboard e à nossa parceira de consultoria, agiledrive. Para o estudo de caso, conversamos com Grant Brett, CEO, e Sergiy, Chefe de Engenharia de Software.

Fundo

A Breakwater já havia tentado implementar a estrutura OKR antes, uma vez, em 2021 — no entanto, eles a consideraram insuficiente na época, e a alta gerência não se envolveu no processo nem ficou impressionada com os resultados.

Segundo Sergiy, os primeiros OKRs não funcionaram porque foram definidos apenas no nível departamental e não foram conectados a iniciativas maiores. Eram mais acidentais e aleatórios, desaparecendo rapidamente. As pessoas não entendiam o propósito, pois não havia nenhum. Então, a Breakwater cancelou a implementação, anotou os problemas e se preparou para a segunda tentativa.

A segunda tentativa foi muito mais organizada. Para entender os conceitos básicos de OKR, a Breakwater procurou a Oboard para coaching e consultoria — e, após uma conversa com nosso CEO, Victor, recomendamos a Agiledrive como a equipe mais adequada para o caso deles.

Desta vez, a iniciativa começou do topo — começando com a Missão, a Visão e os Objetivos Estratégicos, antes de transformá-los em OKRs. Isso foi feito pela equipe de gestão e, em seguida, toda a empresa se uniu para fazer um brainstorming dos OKRs simultaneamente, com a ajuda dos consultores de OKR da AgileDrive.

Desafios do Breakwater

“Gostamos da estrutura OKR porque, até agora, medimos bem as pessoas em termos de produtividade, mas não tão bem em termos de resultados. E, para sermos eficientes, precisávamos começar a fazer exatamente isso. Os OKRs fazem sentido, ajudando a motivar as pessoas de uma forma que as ajudará a crescer e a fazer as coisas melhor – por meio da adesão a objetivos maiores.”

A Breakwater enfrentava dificuldades com a avaliação de resultados baseada em resultados, com fraco alinhamento de metas entre os capítulos e com a falta de incentivo para assumir a responsabilidade pelos resultados das metas. Parecia que todos não estavam envolvidos no trabalho para atingir as metas. De modo geral, o processo de definição de metas em toda a empresa parecia desestruturado, tanto em nível estratégico quanto tático.

Solução Oboard e Agiledrive

A Breakwater levantou essas questões durante as discussões com a Oboard e a agiledrive, e juntos elaboramos o seguinte plano para o futuro próximo:

• Treine pessoas-chave na empresa sobre OKRs.
• Entre no segundo trimestre com OKRs da empresa e OKRs dos capítulos/equipes definidos e alinhados.
• Estabeleça um ciclo de OKR para definir, alinhar, rastrear e avaliar OKRs em trimestres futuros.

Como os problemas enfrentados pela Breakwater eram sistêmicos e decorriam de uma compreensão deficiente dos OKRs, nós da Oboard decidimos deixar a agiledrive assumir a liderança deste caso. Eles têm vasta experiência no ensino de OKRs em todos os níveis e, com a ajuda deles, a Breakwater rapidamente refinou a missão da empresa e transformou as metas estratégicas anteriores em uma Meta Norte de 5 anos e em OKRs da empresa por 2 anos.

“Estou surpreso que em uma hora conseguimos definir uma declaração de missão que realmente representasse quem somos e onde gostaríamos de estar. Nossa tentativa anterior levou dois dias e não atingiu o objetivo.vious attempt took 2 days, and didn’t really hit the mark.”

Em seguida, foram realizados dois workshops maiores para gerentes de nível médio e alto, onde aprenderam a teoria dos OKRs e a aplicá-la com o Quadro de OKRs da Oboard para Jira. A interface simplificada e a capacidade de vincular tarefas a objetivos relevantes ajudaram muito a Breakwater a entender os OKRs na prática e receberam os maiores elogios.

Assim que a gerência se confiou na compreensão dos OKRs, a agiledrive reuniu todos os funcionários da Breakwater para o workshop final de dois dias. O objetivo era fornecer uma visão geral da estrutura, explicar o conceito de alinhamento e garantir que todos os departamentos tivessem recursos suficientes para atingir seus objetivos. De acordo com Kristina, Diretora de RH da Breakwater, o workshop foi um grande sucesso.

Conselho de OKR para implementação do Jira na Breakwater

A Breakwater implementou o OKR Board para Jira com a ajuda dos nossos consultores mais confiáveis, e o resultado é previsivelmente espetacular.

Em apenas três meses, eles não apenas refinaram suas metas estratégicas, como também as dividiram em metas departamentais e alinharam todas as equipes em torno delas. Agora, seus departamentos acompanham seus OKRs individualmente com check-ins regulares, nos quais discutem o progresso das tarefas e os desafios enfrentados.

Falando em tarefas — com o OKR Board para Jira, a Breakwater conseguiu conectar seus OKRs com épicos, tarefas e problemas em sua instância do Jira. Isso permitiu que eles vissem ainda mais a conexão entre o trabalho diário e os objetivos estratégicos, incentivando novas iniciativas de funcionários. O OKR Board para Jira também rastreia esses OKRs automaticamente, facilitando muito o check-in de OKRs da Breakwater.

Falando em check-ins — embora a Breakwater utilize esse recurso no Quadro de OKRs para Jira, eles se desviaram um pouco do padrão. Embora seja recomendado manter a mesma cadência de OKRs em toda a empresa, vários departamentos da Breakwater optaram por check-ins semanais, enquanto outros adotaram uma programação quinzenal. Com o Quadro de OKRs para Jira, isso não é um problema, e conseguimos nos adaptar facilmente à nova configuração.

Os principais benefícios que o Oboard e o Agiledrive trouxeram para a Breakwater

Juntamente com a Agiledrive, revolucionamos e simplificamos completamente a estrutura da Breakwater, expandindo significativamente sua compreensão de gestão de equipes e fornecendo as ferramentas adequadas para isso. Ao final da implementação, eles:

• Recebeu um extenso curso de treinamento em teoria e prática de OKR;
• Formulou Visão, Missão e Objetivos Estratégicos adequados para os próximos cinco anos;
• Elaborei um roteiro para atingir os referidos Objetivos, dividindo-os em Metas anuais e trimestrais;
• Estabeleceu OKRs do departamento para o segundo trimestre de 2023 e alinhou as equipes em torno deles;
• Vincule os OKRs do departamento aos épicos, tarefas e problemas do Jira usando o OKR Board para Jira;
• Estabeleça o ciclo OKR para manter o alinhamento no futuro e ajuste o processo, se necessário.

Os resultados exatos dessas mudanças ainda estão por vir, mas já é justo dizer que serão de longo alcance. Kristina, Diretora de RH da Breakwater, afirma que a empresa agora se sente extremamente coesa e os funcionários estão muito mais dispostos a ajudar os colegas.

Conclusão

Breakwater case was a highly successful collaboration between Oboard and agiledrive. With our tools and their greater understanding of OKRs, we were able to quickly bring an entire company up to speed, completely transforming their workflow.

Se você deseja repetir o sucesso da Breakwater e aprimorar a estrutura de gestão da sua empresa com OKRs, agende uma reunião inicial conosco e nós o ajudaremos! Dependendo das suas necessidades e compreensão da estrutura de OKR, teremos prazer em sugerir a solução perfeita para você — incluindo uma equipe incrível de coaches e consultores de OKR, se necessário. E se não quiser falar com ninguém — nós entendemos — você pode iniciar seu teste gratuito do OKR Board para Jira e aproveitar nosso excelente onboarding.