Von komplex zu klar: Wie Vista mit der OKR-Software von Oboard die Transparenz der Unternehmensziele erreicht hat

“Oboard war einfacher als andere OKR-Tools und die automatische Integration mit Jira machte die Dinge viel einfacher. Andere Unternehmen können zwar eine Integration mit Jira vornehmen, aber das ist nicht so einfach.”

Vista, ein Unternehmen von Cimpress, ist der Design- und Marketingpartner für Millionen von kleinen Unternehmen auf der ganzen Welt. Zusammen stellen VistaCreate, 99designs by Vista und VistaPrint eine umfassende Design-, Digital- und Drucklösung dar, die die Präsenz von Kleinunternehmen in physischen und digitalen Räumen erhöht und ihnen zum Erfolg verhilft.

Sie sind auch einer der aktivsten Kunden von Oboard, und ihre Anregungen zu unseren neuen Funktionen helfen uns ständig zu wachsen. Für diese Fallstudie sprachen wir mit Walter Scotti, VP of Manufacturing EU, und Autumn Carulli, Director of Strategic Planning.

“Vista ist ein einzigartiges und innovatives Unternehmen mit einer unternehmerischen Kultur. Wir haben die Möglichkeit, mit Kollegen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und Kleinunternehmer als ihr Design- und Marketingpartner zu unterstützen. Wir setzen uns jeden Tag dafür ein, unseren Kunden auf neue Weise zu helfen, ihr Geschäft auszubauen, und es ist so aufregend zu sehen, auf welch erstaunlich kreative Weise unsere Kunden ihre Designs mit unseren Produkten und Dienstleistungen zum Leben erwecken!”

Hintergrund

Für Vista sind OKRs kein Fremdwort – das Unternehmen hat das OKR-Rahmenwerk bereits vor einigen Jahren eingeführt und zunächst ein Tool namens Workboard als OKR-Managementsystem genutzt. Nachdem das Tool über mehrere OKR-Zyklen hinweg eingesetzt wurde, hatte Vista im Jahr 2022 die Möglichkeit, einige der wichtigsten Herausforderungen bei der OKR-Annahme und -Beteiligung anzugehen, was sie dazu veranlasste, nach Alternativen zu suchen.

“OKRs helfen uns, die wichtigsten Prioritäten zu kommunizieren und ermöglichen es den Teammitgliedern, Zeit und Ressourcen angemessen zuzuweisen, wenn sie mit Einschränkungen konfrontiert sind.“

Eine der Herausforderungen, die sie zu bewältigen suchten, war das Fehlen eines einheitlichen Standards. Zwar verfügten alle Teams über OKRs, doch arbeiteten einige von ihnen in einem jährlichen Rhythmus, andere in einem vierteljährlichen. Außerdem nutzten die Teams verschiedene Tools außerhalb von Workboard, darunter Jira, Excel und andere, was zu einem uneinheitlichen Engagement im gesamten Unternehmen führte. Schließlich beschloss Autumn, sich nach Alternativen umzusehen und erfuhr, dass mehrere Teams bei Cimpress bereits Oboard nutzten. Da es auch ihre Anforderungen bei Vista erfüllte, empfahl Autumn Oboard für einen Testlauf.

“Nach etwa 6 Monaten Nutzung hatten wir wirklich positives Feedback von Teammitgliedern, dass sie die Einfachheit von Oboard und die Möglichkeit, Jira-Elemente direkt mit ihren OKRs zu verknüpfen, mochten.“

Anfangs nutzte Vista Oboard nur für die OKRs auf Unternehmensebene, erlaubte aber später den Teammitgliedern, sich für die Nutzung von Oboard zu entscheiden, während Workboard weiterhin als Option zur Verfügung stand. Nach dem Probelauf wurde beschlossen, Workboard außer Betrieb zu nehmen und vollständig zu Oboard zu wechseln.

Sowohl Walter als auch Autumn haben Measure What Matters von John Doerr gelesen, und Autumn liest auch Artikel des OKR-Trainers Fillipe Castro. Dadurch verfügen sie über ein ausgezeichnetes Verständnis des OKR-Rahmens, so dass ihr OKR-Ansatz methodisch und straff ist.

“Das vierteljährliche Tempo ist entscheidend, um das richtige Gefühl für die Dringlichkeit und die Geschwindigkeit der Maßnahmen zu vermitteln. Große Projekte müssen in einfachere Teilprojekte aufgeteilt werden. Im Gegenteil, einfache Aufgaben können so zusammengefasst werden, dass sie einen erheblichen geschäftlichen Nutzen bringen.”

Auf die Frage, wie genau sich OKRs auf ihre Arbeitsabläufe auswirken, waren sich Autumn und Walter in einigen wichtigen Punkten einig:

• Auf die Frage, wie genau sich OKRs auf ihre Arbeitsabläufe auswirken, waren sich Autumn und Walter in einigen wichtigen Punkten einig:
• Wenn sie richtig umgesetzt werden, helfen OKRs den Teammitgliedern, den geschäftlichen Wert der von ihnen durchgeführten Aktivitäten zu verstehen und die Messlatte hoch zu legen.
• Eine klare Metrik zur Messung des Fortschritts der Schlüsselergebnisse ist ein Muss.

Vistas OKR-Herausforderungen

Vista ist sehr dynamisch, und insbesondere im operativen Bereich gibt es täglich Herausforderungen, die die Teammitglieder von mittel- bis langfristigen Prioritäten ablenken könnten. Die Mitarbeiter, einschließlich der Manager und Führungskräfte, könnten dazu verleitet werden, sich auf die täglichen KPI-Schwankungen zu konzentrieren, anstatt den Trend zu betrachten. OKRs helfen ihnen, die langfristige Strategie nicht aus den Augen zu verlieren, und stellen sicher, dass die Taktiken zur Erreichung des Ziels in die täglichen/wöchentlichen Aktivitäten und Prioritäten eingebettet sind.

Laut Autumn bestand die größte Herausforderung darin, einen klaren Mechanismus für die Strategieumsetzung zu finden, und Vista entschied sich für OKRs als diesen Mechanismus. Es ermöglichte ihnen:

• die Arbeit aller Mitarbeiter mit den wichtigsten Geschäftsprioritäten in Verbindung zu bringen;
• den Leuten helfen, Konflikte zwischen strategischen Prioritäten und der täglichen Arbeit zu lösen

Als es darum ging, OKR Board für Jira auszuprobieren, gaben Walter und Autumn zu, dass es damals noch keine ausgereifte Erfahrung war.

„Ehrlich gesagt, als wir Oboard eingeführt haben, war das Produkt noch nicht ausgereift genug, obwohl es einfacher und benutzerfreundlicher als Workboard war. Der entscheidende Vorteil ist die Möglichkeit, Oboard/OKRs mit Jira-Projekten und Jira-Tickets sowie mit Confluence zu verbinden“, so Walter.

Seitdem hat sich allerdings einiges geändert. Oboard hat Funktionen für Administratoren und Confluence-Reporting hinzugefügt und die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessert. Wir sind immer noch dabei, unsere Wissensdatenbank neu zu schreiben, aber auch das wird eher früher als später abgeschlossen sein.

Oboard hat es jedoch geschafft, die Dinge einfach zu halten – und das ist wichtig. Denn, so Autumn: „Das Hauptproblem, das es zu lösen galt, war, die Leute dazu zu bringen, die Plattform zu nutzen, OKRs zu entwickeln, sie sichtbar und transparent zu machen und ihre Fortschritte zu melden. Oboard war ein einfaches Tool, um dies zu erreichen, und konnte leicht von dort aus verknüpft werden, wo bereits viel Arbeit geleistet wurde (Jira).“

Oboard-Lösung

Laut Walter ist Vista ein produktiver Nutzer von Jira und nutzt fast alle verfügbaren Funktionen des Aufgabenmanagementsystems. Jede Funktion im Werk Venlo muss alle laufenden Projekte und Aktivitäten in Jira haben.

Da das OKR Board für Jira es den Benutzern ermöglicht, jeden Schritt des OKR-Rahmens in Jira zu integrieren, konnte Vista seinen OKR-Prozess erheblich optimieren. Sobald die OKRs festgelegt sind, identifizieren die Teams Schlüsselinitiativen und verknüpfen sie mit spezifischen KRs im OKR-Board. Für Teams, die bereits mit Jira arbeiten, ermöglicht dies die automatische Verfolgung des Jira-Projektverlaufs in Oboard.

Autumn fügt hinzu, dass eine weitere Beschwerde der Mitarbeiter darin bestand, dass Workboard komplex sei und eine hohe Lernkurve habe. Sie wünschen sich immer noch einige zusätzliche Funktionen – und wir arbeiten daran -, aber insgesamt verbessert eine einfache Bedienung das Engagement.

“Da Oboard die Möglichkeit bietet, sowohl Benutzer als auch Gruppen zu erstellen, kann der Leiter einer bestimmten Funktion die KRs immer nach seiner Gruppe filtern und eine Teamüberprüfung statt einer objektiven Überprüfung durchführen.”

Die OKRs von Vista erfordern ein hohes Maß an Zusammenarbeit und werden oft von verschiedenen Funktionen gemeinsam genutzt, was einen abteilungsübergreifenden Beitrag erfordert. So ist es nicht ungewöhnlich, dass verschiedene Funktionen KRs unter denselben Zielen haben.

Was die übergeordneten OKRs betrifft, so erklärt Autumn: „Wir haben Arbeitsbereiche für die wichtigsten OKRs des Unternehmens eingerichtet, und die Teams haben ihre eigenen Arbeitsbereiche für teamspezifische OKRs erstellt. Jeder im Unternehmen kann Oboard nutzen, wenn er möchte, aber jeder, der an den Top-OKRs des Unternehmens arbeitet, muss Oboard nutzen und über Oboard berichten. Wir haben auch einen Confluence-Output über APIs für alle Teammitglieder programmiert, die nur den Zugriff auf die OKRs benötigen. Ich glaube, ich habe gesehen, dass Sie diese Funktion hinzugefügt haben, um dies jetzt einfach zu tun, also ist das großartig. Ich möchte mehr darüber erfahren und es ausprobieren, weil es ziemlich viel Zeit und Mühe gekostet hat, es selbst zu machen.“

Mit dieser Einrichtung müssen die KR-Beauftragten alle zwei Wochen Aktualisierungen in Oboard vornehmen.

Die wichtigsten Vorteile von Oboard Vista

Was die Vorteile von OKR Board for Jira für das Unternehmen betrifft, so hat Autumn sie wie folgt aufgeschlüsselt:

• Transparente Ansicht des Fortschritts
• Engagement und aktive Aktualisierungen alle zwei Wochen.
• Einbindung der Führungsebene und regelmäßiges Management der OKRs.
• Auflösen von Schlüsselblöcken und Abhängigkeiten in Echtzeit, sobald sie auftauchen.

Fazit

Vista war ein nahezu perfekter Testfall für Oboard – das Unternehmen hatte ein grundlegendes Verständnis des OKR-Rahmens und wusste immer genau, was es von unserem Tool brauchte. Am Ende fragten wir, was sie als den wertvollsten Aspekt von Oboard ansehen würden. Hier sind die Antworten:

• Jira-Integration.
• Automatische Benachrichtigung bei asynchronem Abgleich und Updates.
• KR-Filterung nach Gruppen, Benutzern und Intervallen.
• Eine einfache und verständliche Benutzeroberfläche
• Organisches Engagement mit dem Tool.
• Einfachheit bei der Verbindung mit Jira.

Wir hoffen, dass unsere zukünftigen Updates das OKR Board für Vista noch besser machen werden, da wir weiterhin auf ihr Feedback hören und unsere Anwendungen entwickeln. Wir werden auch zusätzliche Möglichkeiten für Schulungsmaterialien mit ihnen besprechen – da sie sich verpflichtet haben, Oboard auch in Zukunft zu nutzen, wird ihr Input wieder von unschätzbarem Wert sein!

Wenn Sie den Erfolg von Vista wiederholen und Transparenz in Ihr Unternehmen bringen möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit Oboard und wir werden Sie durch den OKR-Prozess führen. Wir helfen Ihnen gerne mit dem Rahmenwerk und finden die perfekten OKR-Berater für Sie. Und wenn Sie mit niemandem sprechen wollen – wir verstehen das – können Sie Ihre kostenlose Testversion von OKR Board for Jira starten und von unserem ausgezeichneten Onboarding Gebrauch machen.