“Oboard era más práctico que otras herramientas de OKR y la integración automática con Jira hizo las cosas mucho más fáciles. Otras empresas pueden integrarse con Jira, pero no es tan sencillo.”
Autumn Carulli
Directora de Planificación Estratégica, Vista
Vista, empresa de Cimpress, es el socio de diseño y marketing de millones de pequeñas empresas en todo el mundo. Juntos, VistaCreate, 99designs by Vista y VistaPrint representan una solución integral de diseño, digital e impresión, elevando la presencia de las pequeñas empresas en los espacios físicos y digitales e impulsándolas a alcanzar el éxito.
También son uno de los clientes más activos de Oboard, y sus aportes sobre nuestras nuevas funciones nos ayudan constantemente a crecer. Para este caso de estudio, conversamos con Walter Scotti, VP de Manufactura EU, y Autumn Carulli, Directora de Planificación Estratégica.
“Vista es una empresa única e innovadora con cultura emprendedora. Tenemos la oportunidad de trabajar con colegas de todo el mundo y de apoyar a los propietarios de pequeñas empresas como su socio de diseño y marketing. Nos exigimos cada día para atender a nuestros clientes de nuevas maneras que les ayuden a hacer crecer su negocio, ¡y es muy emocionante ver las formas increíblemente creativas en que nuestros clientes dan vida a sus diseños con nuestros productos y servicios!”
Autumn Carulli
Directora de Planificación Estratégica, Vista
Trasfondo
Vista no es nuevo en los OKR: implementaron el marco de trabajo OKR hace varios años y lanzaron inicialmente una herramienta llamada Workboard como su sistema de gestión de OKR. Después de usar la herramienta durante varios ciclos de OKR, en 2022, Vista tuvo la oportunidad de abordar algunos de los desafíos clave en la adopción y el compromiso con los OKR, lo que los llevó a buscar alternativas.
“Los OKR nos ayudan a comunicar las prioridades y permiten que el equipo distribuya su tiempo y recursos de forma apropiada cuando hay restricciones.“
Autumn Carulli
Directora de Planificación Estratégica, Vista
Uno de los desafíos que buscaban resolver era la falta de un estándar unificado. Si bien todos los equipos tenían OKR, algunos trabajaban con cadencia anual y otros con trimestral. Además, los equipos utilizaban diferentes herramientas fuera de Workboard, incluyendo Jira, Excel y otras, lo que generaba un compromiso desigual en toda la organización. Finalmente, Autumn decidió explorar alternativas y descubrió que varios equipos en Cimpress ya usaban Oboard. Como también cumplía con las necesidades de Vista, Autumn recomendó Oboard para una prueba piloto.
“Después de aproximadamente 6 meses de uso, recibimos comentarios muy positivos de los miembros del equipo: les gustó la simplicidad de Oboard y la posibilidad de vincular elementos de Jira directamente con sus OKR.“
Autumn Carulli
Directora de Planificación Estratégica, Vista
Inicialmente, Vista usó Oboard solo para los OKR a nivel de empresa, pero luego permitió que los miembros del equipo optaran por usarlo mientras mantenían Workboard como opción. Después de la prueba piloto, decidieron desactivar Workboard y migrar completamente a Oboard.
Tanto Walter como Autumn leyeron Measure What Matters de John Doerr, y Autumn también leyó artículos del coach de OKR Fillipe Castro.
Esto les proporcionó una excelente comprensión del marco de trabajo OKR, por lo que su enfoque de OKR fue metódico y optimizado.
“El ritmo trimestral es crucial para establecer el sentido de urgencia y la velocidad de acción adecuados. Los proyectos grandes deben desglosarse en subproyectos más simples. Por el contrario, las tareas simples pueden agregarse para generar un valor de negocio significativo.”
Walter Scotti
VP de Manufactura EU, Vista
Cuando se les preguntó cómo exactamente los OKR impactan su flujo de trabajo, Autumn y Walter coincidieron en varios puntos clave:
Los OKR ayudan a establecer prioridades claras y, lo que es aún más importante, a coordinar recursos y esfuerzos en torno a ellas.
Si se implementan correctamente, los OKR ayudan a los miembros del equipo a comprender el valor de negocio de las actividades que están realizando y, por lo tanto, a elevar la vara.
Contar con una métrica clara para medir el progreso de los RC es indispensable
Los desafíos de OKR de Vista
Vista es muy dinámica, y especialmente en Operaciones hay desafíos diarios que podrían distraer a los miembros del equipo de las prioridades a mediano y largo plazo. Las personas, incluyendo gerentes y líderes, podrían verse arrastradas a enfocarse en la variación diaria de los KPI en lugar de mirar la tendencia. Los OKR les ayudan a no perder de vista la estrategia a largo plazo y a asegurarse de que las tácticas para llegar ahí estén integradas en las actividades y prioridades diarias y semanales.
Según Autumn, el principal desafío era la necesidad de un mecanismo claro de ejecución estratégica, y Vista eligió los OKR como ese mecanismo. Les permitió:
Conectar el trabajo que todos en la organización estaban haciendo con las prioridades principales del negocio;
Ayudar a las personas a resolver conflictos entre las prioridades estratégicas y el trabajo cotidiano.
Cuando llegó el momento de probar OKR Board para Jira, Walter y Autumn admiten que en ese entonces no era una experiencia fluida.
«Francamente, cuando adoptamos Oboard, el producto no estaba lo suficientemente maduro, aunque era más simple y fácil de usar que Workboard. La ventaja fundamental era la posibilidad de conectar Oboard/OKR con proyectos y tickets de Jira, así como con Confluence», dijo Walter.
Dicho esto, muchas cosas cambiaron desde entonces. Oboard agregó funciones de administración, reportes en Confluence y optimizó bastante la experiencia de usuario. Aún estamos en proceso de reescribir nuestra Base de Conocimientos, pero eso también estará terminado más pronto que tarde.
Sin embargo, Oboard logró mantener las cosas simples, y eso es importante. Porque, según Autumn, «El principal problema a resolver era lograr que la gente usara la plataforma, desarrollara OKR, los hiciera visibles y transparentes, y reportara su progreso. Oboard fue una herramienta sencilla para lograrlo y se vinculaba fácilmente con donde ya se estaba realizando gran parte del trabajo (Jira)».
La solución Oboard
Según Walter, Vista es un usuario prolífico de Jira y usa casi todas las funciones disponibles del sistema de gestión de tareas. Cada función en la planta de Venlo debe tener todos los proyectos y actividades en curso en Jira.
Dado que OKR Board para Jira permite a los usuarios integrar cada paso del marco OKR en Jira, le permitió a Vista optimizar significativamente su proceso de OKR. Una vez que se definen los OKR, los equipos identifican las iniciativas clave y las vinculan con RC específicos en OKR Board. Para los equipos que ya trabajan en Jira, esto permite que el progreso del proyecto en Jira se monitoree automáticamente en Oboard.
Autumn agrega que otra queja de los empleados era que Workboard era complejo y tenía una curva de aprendizaje alta. Aún desean algunas funciones adicionales — y estamos trabajando en ellas — pero en general, mantener la simplicidad mejora el compromiso.
“Como Oboard ofrece la posibilidad de crear usuarios y grupos, el líder de una función determinada siempre puede filtrar los RC según su grupo y hacer una revisión de equipo en lugar de una revisión por Objetivo.”
Walter Scotti
VP de Manufactura EU, Vista
Los OKR de Vista requieren un alto grado de colaboración y a menudo se comparten entre funciones, requiriendo contribución interdepartamental. Así que no es inusual ver diferentes funciones teniendo RC bajo los mismos objetivos.
Creamos espacios de trabajo para los OKR principales de la empresa y los equipos también crearon sus propios espacios de trabajo para OKR específicos del equipo. Todos en la empresa tienen acceso a Oboard si lo desean, pero quienes trabajan en los OKR principales de la empresa deben usar y reportar a través de Oboard. También programamos una salida de Confluence desde las API para todos los miembros del equipo que solo necesitan acceso de visualización a los OKR. Creo que vi que ustedes agregaron esta función para hacerlo fácilmente ahora, lo cual es genial. Quiero aprender más y probarla porque nos tomó bastante tiempo y esfuerzo hacerlo nosotros mismos.
Con esta configuración, los responsables de los RC deben proporcionar actualizaciones quincenales en Oboard.
Los principales beneficios que Oboard le aporta a Vista
En general, cuando se trata de los beneficios que OKR Board para Jira trajo a su empresa, Autumn los desglosó así:
Vista transparente del progreso
Compromiso y actualizaciones activas cada dos semanas.
Participación a nivel ejecutivo y gestión regular de los OKR.
Resolución de bloqueos y dependencias clave en tiempo real a medida que se identifican.
Conclusión
Vista fue un caso de prueba casi perfecto para Oboard: la empresa tenía un conocimiento sólido del marco OKR y siempre supo exactamente lo que necesitaba de nuestra herramienta. Así que al final, les preguntamos qué consideraban el aspecto más valioso de Oboard. Estas son las respuestas:
Integración con Jira.
Notificaciones automáticas para coordinación y actualizaciones asíncronas.
Filtrado de RC por grupo, usuario e intervalos.
Una interfaz de usuario simple y comprensible.
Compromiso orgánico con la herramienta.
Simplicidad para las conexiones con Jira.
Esperamos que nuestras futuras actualizaciones hagan que OKR Board sea aún mejor para Vista, ya que seguimos escuchando sus comentarios y desarrollando nuestras aplicaciones. También discutiremos oportunidades adicionales de materiales de capacitación con ellos, ya que están comprometidos a usar Oboard en el futuro, ¡sus aportes serán una vez más invaluables!
Si desea replicar el éxito de Vista y llevar transparencia a su organización, agende una llamada con Oboard y lo guiaremos a través del proceso de OKR. Siempre estamos encantados de brindar ayuda con el marco de trabajo y encontrar los consultores de OKR perfectos para usted. Y si no quiere hablar con nadie — lo entendemos — puede iniciar su prueba gratuita de OKR Board para Jira y aprovechar nuestra excelente incorporación.
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