Objectives und Key Results mögen einfach klingen, aber in der Praxis ist dieses Framework deutlich komplizierter, als man denkt. Eine der größten Schwierigkeiten für Neulinge im Bereich OKRs ist der Aufschlüsselungs- und Ausrichtungsprozess, bei dem die jährlichen Objectives des Unternehmens in Objectives für bestimmte Teams und Zeitrahmen umgewandelt werden.
Oboard und unsere Partner – das OKR-Beratungsunternehmen executeOn – haben gemeinsam einen Leitfaden für die OKR-Ausrichtung entwickelt, um hier Abhilfe zu schaffen. In diesem Artikel gehen wir auf die folgenden Punkte ein:
- Die Grundlagen der OKR-Planung
- Die drei Methoden zur OKR-Strukturierung
- Wie man jährliche OKRs in vierteljährliche OKRs aufschlüsselt
- Wie man Abteilung-OKRs mit Unternehmen-OKRs ausrichtet
- Verwendung des OKR-Boards für JIRA zur OKR-Ausrichtung
Wir verwenden hier etwas abstrakte OKR-Beispiele, um die OKR-Struktur besser zu veranschaulichen und sie leichter verständlich zu machen. Wenn Sie mehr an realen Beispielen von OKRs für verschiedene Abteilungen interessiert sind, sehen Sie sich andere Artikel in der OKR-Beispiele-Serie an.
Was ist OKR-Planung, und wie funktioniert sie?
Die OKR-Planung ist der früheste Teil des OKR-Frameworks und beinhaltet die Festlegung von Objectives und Key Results für jeden Zeitrahmen und jede Ebene des Unternehmens.
Was sind OKR-Zeitrahmen?
OKRs sind von Natur aus zeitlich begrenzt – Sie definieren, wie lange es dauern würde, das Ziel zu erreichen, als Teil der Erstellung des Ziels. Der häufigste OKR-Zeitrahmen auf Unternehmensebene ist jährlich, da viele Organisationen für ein Jahr planen. Sie können jedoch auch langfristiger sein und in Drei- oder Fünfjahrespläne hineinreichen.
Vor diesem Hintergrund ist die jährliche OKR-Planung relativ hoch und schwer mit dem täglichen Arbeitsablauf zu korrelieren. Es wird daher ein zweiter OKR-Zeitrahmen eingeführt – vierteljährlich. Dies ist ein OKR-Zeitrahmen, der häufig auf Team- oder Abteilungsebene verwendet wird. Es ermöglicht den Menschen, ihre jährlichen OKRs in überschaubare Aufgaben aufzuteilen, auf die sie sich konzentrieren können, ohne überfordert zu werden.
Was sind OKR-Ebenen?
Nicht jedes Ziel ist für jeden Mitarbeiter relevant, daher macht es Sinn, sie zu trennen und die Mitarbeiter erneut nur auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren. So definieren wir OKR-Ebenen. Ein Beispiel:
- Unternehmen-OKRs betreffen jeden in der Organisation.
- Abteilung-OKRs* betreffen nur eine Einheit in einem Unternehmen. Zum Beispiel die Marketing- oder Vertriebsabteilung.
- Persönliche OKRs bestimmter Mitarbeiter, für die sie verantwortlich sind.
In den meisten Fällen, hat ein Unternehmen die Unternehmen-OKRs, die das gesamte Unternehmen in eine gemeinsame Richtung steuern. Abteilungen und einzelne OKRs sind möglicherweise nicht einmal erforderlich, abhängig von Ihrem Geschäftskontext und Ihrer Organisationsstruktur. Im Allgemeinen sollten Sie die Anzahl der OKR-Ebenen minimieren, um den Wartungsaufwand zu reduzieren und Ihren Teams zu ermöglichen, so direkt wie möglich auf gemeinsame Unternehmen-OKRs hinzuarbeiten.
Auch die Unternehmenskultur spielt eine Rolle. Wenn beispielsweise Unternehmen-OKRs eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geschäftsteams erfordern, könnten Sie niedrigere OKRs für diese virtuellen, bereichsübergreifenden Teams (Chapters) entwerfen.
*Wenn wir von der Abteilung sprechen, meinen wir eine niedrigere strukturelle Ebene in der Unternehmensorganisation. In der Praxis könnte dies auch ein Team oder ein Chapter sein, je nach Struktur des Unternehmens.
Wie man jährliche OKRs schreibt
Es gibt keine spezielle Checkliste für die OKR-Planung – das Framework ist flexibel, und jedes Unternehmen kann es an seine eigenen Bedürfnisse anpassen. Hier ist jedoch der allgemeine Ablauf, auf dem Ihr Prozess basieren sollte:
- Die C-Level-Führungskräfte besprechen die Vision und Mission des Unternehmens.
- Die Vision beschreibt den zukünftigen Zustand des Unternehmens und sollte als Leitfaden für die Unternehmenskultur, Marktpositionierung und Markenbildung dienen.
- Die Mission beschreibt das Geschäft des Unternehmens, seine Kunden, Aufgaben, Objectives und den Ansatz zur Erreichung dieser Objectives.
- Mit Vision und Mission als Grundlage legen Führungskräfte bis zu drei Objectives fest, die das Unternehmen im nächsten Jahr erreichen möchte.
- Für jedes Ziel definieren Führungskräfte eine Reihe von ein bis fünf Key Results, die die Erfüllung des Ziels bestimmen.
Am Ende sollten Sie einen Satz jährlicher OKRs haben, von denen das Unternehmen OKRs für kleinere Zeiträume* und niedrigere Ebenen definieren kann. Das Verfahren zur Gestaltung von OKRs für kleinere Zeiträume wird als OKR-Aufschlüsselung bezeichnet. Die Entwicklung von OKRs für niedrigere Organisationsebenen wird als OKR-Ausrichtung bezeichnet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie beides schaffen können.
*Unternehmen mit flachen Organisationsstrukturen benötigen möglicherweise keine vierteljährlichen OKRs, da Teams leicht langfristige Objectives verfolgen können. Wir werden über die Organisationsstrukturen im nächsten Abschnitt sprechen.
Die drei Methoden zur Strukturierung von OKRs
Als Andrew Grove in den 1970er-Jahren OKRs bei Intel einführte und auch als John Doerr sie 1999 zu Google brachte, gab es nur eine Möglichkeit, OKRs auszurichten und aufzuschlüsseln. Jedoch, als sich das Framework weiter in Silicon Valley verbreitete und schließlich die ganze Welt erreichte, hat es sich weiterentwickelt – und heutzutage erkennen wir drei primäre Methodologien: Klassisch, Roadmap und Flach.
Klassisches OKR-Ausrichtungsmodell
Klassische OKRs werden durch vierteljährliche Meetings definiert, bei denen die jährlichen Unternehmens-OKRs in vierteljährliche Unternehmens-OKRs aufgeschlüsselt werden, die dann als Grundlage für die Ausrichtung der Abteilungs-OKRs dienen.
HINWEIS: Wir werden OKR Board für Jira verwenden, um die Beispiele zu veranschaulichen. Es ist eine Editors-Pick-App für Jira auf dem Atlassian-Marktplatz und ermöglicht Ihnen das Festlegen, Verwalten und Berichten von OKRs direkt in Jira.
Dies ist die Standard-OKR-Struktur, die sich als wirksam erwiesen hat. Sie ist relativ flexibel und ermöglicht ständige Überprüfungen und Kurskorrekturen, und sie gibt den Abteilungen genügend Anleitung, um sie auszurichten.
Dennoch ist sie nicht für jeden geeignet. Die Gesamtkomplexität kann in Unternehmen mit einer flachen Struktur unnötig sein; währenddessen schafft Flexibilität viel Arbeitsaufwand. Obwohl diese Struktur für die meisten Unternehmen geeignet ist, gibt es noch zwei andere, ebenso gute Möglichkeiten, OKRs zu strukturieren.
Das Roadmap-OKR-Ausrichtungsmodell
Unternehmen, die Roadmap-OKRs verfolgen, priorisieren nicht unbedingt Flexibilität und schlüsseln stattdessen jährliche OKRs simultan in quartalsweise OKRs für jedes Quartal auf. Wie im obigen Beispiel kann dies manchmal die vierteljährlichen Objectives unnötig machen – da sie sich von Quartal zu Quartal wiederholen – und der Fokus verlagert sich ganz auf die Key Results.
Vielleicht fällt Ihnen auf, dass die Abteilung-OKRs weiterhin nur für das nächste Quartal definiert sind. Das liegt daran, dass die Abteilungen in solchen Unternehmen immer noch dazu neigen, im vierteljährlichen Rhythmus zu arbeiten. Das ist jedoch nicht immer der Fall – einige unserer Kunden haben es geschafft, dass die Roadmap-OKRs auch für Abteilungen funktionieren.
Die Roadmap-OKRs sind in Finanzunternehmen, im Einzelhandel und in anderen Branchen beliebt, in denen der Arbeitsablauf von Quartal zu Quartal leicht vorhersehbar ist. Es reduziert den erforderlichen OKR-Managementaufwand, da die Objectives im Voraus bekannt sind, aber die Planung so weit im Voraus könnte auch die Fähigkeit der Organisation beeinträchtigen, auf eine Krise zu reagieren.
Flaches OKR-Ausrichtungsmodell
Unternehmen, die der flachen OKR-Struktur folgen, kombinieren den Aufschlüsselungs- und den Ausrichtungsprozess. Ihre OKR-Struktur enthält keine vierteljährlichen Unternehmen-OKRs – stattdessen legt jede Abteilung ihre eigenen vierteljährlichen OKRs auf der Grundlage der jährlichen Objectives des Unternehmens.
Flache OKRs machen jede Abteilung viel unabhängiger darin, wie sie zu den OKRs des Unternehmens beitragen, was die OKR-Struktur vereinfacht und die Zusammenarbeit verbessert. Gleichzeitig müssen Sie Ihren Abteilungen aber auch zutrauen, ihre OKRs richtig aufzuschlüsseln und auszurichten – und das erfordert von ihnen Erfahrung.
Flache OKRs sind ungewöhnlich – man findet sie eher in Start-ups oder Organisationen, in denen OKRs nur in einigen Abteilungen statt unternehmensweit eingeführt werden. Und doch haben sie ihre Vorteile und sind nicht weniger gültig als jede andere OKR-Struktur.
Vergleich der OKR-Ausrichtungsmodelle
Alle drei Modelle sind gleichermaßen tragfähig und können verwendet werden, wenn Ihr Führungsstil dies unterstützt. Allerdings hat jedes von ihnen seine eigenen Stärken und Schwächen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich für eine Methode entscheiden.
| Klassisch | Roadmap | Flach | |
| Flexibilität | Niedrig | Niedrig | Hoch |
| Ausrichtung | Einfach | Schwierig | Schwierig |
| Teamautonomie | Niedrig | Hoch | Hoch |
| Overhead | Mäßig | Niedrig | Niedrig |
Kurz gesagt:
- Wählen Sie klassische OKRs für Flexibilität und starke Ausrichtung auf die traditionelle Managementstruktur.
- Optieren Sie für Roadmap-OKRs in vorhersehbaren Umgebungen, in denen langfristige Planung machbar ist.
- Wählen Sie flache OKRs für unabhängige Abteilungen in agilen, weniger hierarchischen Organisationen.
Was passiert, wenn Ihre OKR-Struktur falsch ist
Bevor wir fortfahren, sollten wir darüber sprechen, warum wir das überhaupt tun. Wenn wir uns nicht um die Aufschlüsselung und Ausrichtung der OKRs kümmern, laufen wir Gefahr, drei Probleme in den Unternehmensablauf einzubringen.
- Falsch ausgerichtete Prioritäten. Ohne Anleitung können Teams unwissentlich Aufgaben und Projekte priorisieren, die nicht direkt zu den strategischen Objectives des Unternehmens beitragen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen bringt ein ehrgeiziges, risikoreiches Produkt auf den Markt, und das gesamte Marketingteam konzentriert sich voll und ganz darauf – und vernachlässigt dabei die Bemühungen, die bestehenden Produkte zu fördern, die sich bereits als rentabel erwiesen haben.
- Mangelnde Transparenz. Ohne das Gesamtbild zu kennen, verstehen die Teams oft nicht, wie genau ihre Bemühungen zu den Objectives des Unternehmens beitragen. Aus diesem Grund kann sich die Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Teams verlangsamen, was zu Ineffizienz und verpassten Chancen führt. So könnte DevOps beispielsweise ein Server-Upgrade als niedrig priorisierte Aufgabe betrachten, während die Vertriebs- und Marketingabteilung eine schlechte Serverinfrastruktur als Engpass für den gesamten Verkaufstrichter ansehen könnte.
- Zielverschiebung. Ohne regelmäßige Überprüfung können Teams unbeabsichtigt von den Objectives des Unternehmens abschweifen. Beispielsweise könnte die Entwicklungsabteilung die Verbesserung der Codebasis so ernst nehmen, dass die Entwicklung neuer, dringend benötigter Funktionen Jahre dauert.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine mangelnde Ausrichtung während der OKR-Aufschlüsselungsphase dazu führt, dass Mitarbeiter und Teams nicht vollständig verstehen, wie ihre Arbeit mit den umfassenderen Objectives des Unternehmens zusammenhängt. Dies kann zu mangelnder Klarheit, geringerer Motivation und einer Abkopplung von der Mission des Unternehmens führen.
Wie man jährliche OKRs in vierteljährliche OKRs aufschlüsselt
HINWEIS: In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass das Unternehmen die klassische OKR-Struktur verwendet — die gleichen Grundsätze sollten jedoch auch für jede andere gelten.
Die OKR-Aufschlüsselung hat, wenn man sie auf ihre Grundlagen reduziert, nur eine Richtlinie. Jedes vierteljährliche OKR sollte mindestens zu einem jährlichen OKR beitragen. Dieser Beitrag kann direkt erfolgen – indem ein Teil des jährlichen Key Results erreicht wird – oder ein sekundäres Bestreben sein, das indirekt hilft oder das gewünschte jährliche Key Result vorbereitet.
Hier ist ein Beispiel. Dies sind die jährlichen OKRs für 2023 eines SaaS-B2B-Unternehmens.
- [O] Sicherung der Serie-B-Finanzierung > 60M EUR
- [KR1] Prognostizierter Umsatz > 10M EUR
- [KR2] Verkauf von 20 CRM-Lösungen
- [KR3] Verkauf von 10 HR-Lösungen
- [KR4] Aufbau einer neuen Beschaffungslösung mit einer Durchschnittsbewertung von 4,9+
Der prognostizierte Umsatz, der Verkauf von CRM-Lösungen und HR-Lösungen scheinen unkompliziert zu sein, aber das letzte KR in dieser Liste ist interessant. Während das Geldverdienen und der Verkauf bestehender Lösungen bereits möglich sind und jederzeit im Jahr erreicht werden können, kann die neue Beschaffungslösung erst nach Entwicklung und Bereitstellung der Beschaffungslösung eine Durchschnittsbewertung von über 4,9 erreichen. Und sie existiert bisher nicht.
Wenn das Führungsteam die jährlichen OKRs in quartalsweise OKRs aufschlüsselt, müssen sie dies berücksichtigen. Hier sind zwei OKRs für das 1. Quartal 2023, die sie entwickelt haben:
- [O1] Anfang der Verkaufsentwicklung
- [KR1] Prognostizierter Umsatz > 1M EUR
- [KR2] Verkauf von 3 CRM-Lösungen
- [KR3] Verkauf von 1 HR-Lösung
- [O2]: Stärkung der operativen Basis des Unternehmens
- [KR1] Einstellung von >80% der kritischen Prioritätspositionen
- [KR2] Aufbau eines kompetenten und unabhängigen Beschaffungsproduktteams
Dieses Ziel trägt direkt zu den ersten drei jährlichen Key Results bei – wie durch das Häkchen oben zu sehen ist. Das bedeutet, dass das Unternehmen, während es dies erreicht, auch seinen jährlichen KRs näherkommt – und OKR Board für Jira wird dies widerspiegeln, indem es automatisch den Wert berechnet.
ZUR OKR-BEWERTUNG: Der jährliche Abschlusswert des Ziels in obigem Beispiel beträgt null. Angenommen jedoch, das Unternehmen hat signifikante Fortschritte in Richtung der KRs gemacht, und…
Mit dem Abschluss von 61% seiner OKRs für das erste Quartal hat das Unternehmen 10% seiner jährlichen OKRs abgeschlossen. Der genaue Abschlusswert hängt von den OKR-Typen und den OKR-Gewichten ab – wir arbeiten an einem Artikel darüber, wie man sie verwendet.
Das zweite Ziel ist noch interessanter:
Die Stärkung der operativen Basis trägt nicht direkt zu den jährlichen KRs bei. Stattdessen ermöglicht es die Entwicklung der Beschaffungslösung, während es die ersten drei KRs unterstützt, indem es die Belegschaft des Unternehmens erhöht. Deshalb trägt es, obwohl es als untergeordnetes Ziel gezählt wird, nicht direkt zum jährlichen Zielwert bei.
Und während das erste Ziel leicht in Q2, Q3 oder Q4 geklont werden kann — möglicherweise mit angepassten Werten, um saisonale Veränderungen und andere Marktschwankungen zu berücksichtigen — wird das zweite Ziel in den nächsten Schritt übergehen. Hier ist zum Beispiel, wie es in Q3 aussehen könnte:
- [O] Erfolgreiche Einführung der Beschaffungslösung
- [KR1] Freigabe der Version 1.0 der Beschaffungslösung bis Ende August 2023
- [KR2] Verkauf von 3 Beschaffungslösungen
- [KR3] Durchschnittliche Marktplatzbewertung ist höher als 4,5
Auch hier trägt nur KR3 direkt zum jährlichen Ziel bei. Es wird jedoch erst nach Abschluss von KR1 und KR2 möglich. Während die ersten beiden möglicherweise nicht direkt zu den vierteljährlichen und jährlichen Objectives beitragen, sind sie dennoch für ihren Abschluss notwendig.
Zusammenfassend: Sie müssen den gesamten Geschäftsprozess in Ihrem Unternehmen richtig verstehen, bevor Sie Ihre OKRs festlegen. Andernfalls könnten Sie die Prozesse übersehen oder unterschätzen, die nicht direkt zu Ihren Objectives beitragen, aber dennoch für deren Abschluss erforderlich sind – und das würde wiederum zur Missausrichtung, mangelnder Transparenz und Zielabweichung führen.
Es gibt jedoch noch mehr bei der Aufschlüsselung von OKRs. Ihre Abteilungen oder Teams müssen auch ihre eigenen OKRs und Aufgaben definieren, um die Objectives des Unternehmens voranzutreiben.
Wie man Unternehmen-OKRs für Abteilungen aufschlüsselt
Abteilungen sind die strukturellen Einheiten Ihres Unternehmens, und alle sollten zusammenarbeiten, um die übergeordneten Objectives des Unternehmens zu erreichen. Dennoch wird jede Abteilung auf einzigartige Weise dazu beitragen – und Sie sollten das bei der Besprechung ihrer OKRs berücksichtigen.
Kommunizieren Sie unternehmensweite OKRs an Abteilungen oder Teams. Lassen Sie Abteilungen und Teams darüber nachdenken, wie sie dazu beitragen können und was sie tun sollten, um die Objectives des Unternehmens zu erreichen. Eine großartige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, alle abhängigen Teams zu einem OKR-Workshop zusammenzubringen, in dem sie OKRs definieren und etwaige Verantwortlichkeiten untereinander koordinieren.
Kehren wir zu unserem Beispiel aus dem vorherigen Abschnitt für Q1/2023 zurück. Angenommen, wir folgen immer noch der klassischen OKR-Struktur – aber dieselben Prinzipien gelten auch anderswo.
- [O1] Anfang der Verkaufsentwicklung
- [KR1] Prognostizierter Umsatz > 1M EUR
- [KR2] Verkauf von 3 CRM-Lösungen
- [KR3] Verkauf von 1 HR-Lösung
Als dies präsentiert wurde, hatte das CRM-Produktentwicklungsteam und das Vertriebsteam ein zweckmäßiges Treffen und kamen zu den folgenden OKRs für Q1:
- [O1-CRM] Verbesserung der CRM-Lösung
- [KR1] Reduzierung der Wartungskosten um 20%
- [KR2] Freigabe des Moduls Kundeninteraktionsverlauf
- [KR3] Freigabe der mobilen Version von CRM für iOS
Wenn Sie sich das CRM-Objective ohne Kontext ansehen, würden Sie denken, dass das CRM-Team nicht viel dazu beiträgt, die jährlichen Objectives zu erreichen – wie durch das Fehlen des Häkchens belegt.
Die neuen Funktionen und die mobile Version des CRMs sind jedoch Verkaufsargumente für die CRM-Lösung – und das Vertriebsteam nutzt die CRM-KRs, um ihre eigenen zu unterstützen und direkt zu KR1 und KR2 beizutragen:
- [O1-SAL] Anfang der Verkaufsentwicklung für die CRM-Lösung
- [KR1] Verkauf von 3 CRM-Lösungen
- [KR2] Anpassung der Verkaufspräsentation und -kampagne zur Förderung neuer CRM-Funktionen
Daher stimmen sich die beiden Abteilungen ab und unterstützen sich direkt bei der Erreichung der Objectives des Unternehmens.
Wie OKR Board für Jira bei der OKR-Struktur hilft
OKRs können exponentiell wachsen, und wenn Ihr Unternehmen neue Abteilungen und Zeitrahmen hinzufügt, kann es schwierig sein zu verstehen, wie all diese verschiedenen Objectives und Key Results miteinander zusammenhängen. Deshalb verfügt OKR Board für Jira über eine Ausrichtungsansicht – eine Möglichkeit, jedes OKR auf dem Board direkt darzustellen und seine Beziehung zu anderen zu zeigen.
Hier ist zum Beispiel alles, was wir während unseres Beispiel-OKR-Planungsprozesses erstellt haben:
Dies ist viel auf einmal zu erfassen. Immerhin handelt es sich um eine Vogelperspektive, die mehrere OKR-Ebenen und Zeitrahmen zeigt. Und so können wir es auch in handlichere Teile aufteilen – genau wie OKRs.
Zum Beispiel können wir uns nur auf einen Zeitrahmen konzentrieren:
Und dann können wir uns noch weiter auf das Ziel konzentrieren, indem wir nur eine Abteilung auswählen:
Mit der Alignment-Ansicht können Sie immer sehen, woran jede Abteilung arbeitet, und dann mit einem einzigen Tastendruck überprüfen, wie sie mit den allgemeinen Objectives des Unternehmens in Verbindung steht.
Wir bieten auch zusätzliche Optionen für Unternehmen mit einer komplizierteren internen Struktur an – zum Beispiel können Sie verschiedene Abteilungen in verschiedenen Arbeitsbereichen einrichten. Sie sind jedoch etwas außerhalb des Rahmens dieses Artikels – wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen gerne diese Funktionen in Aktion!
Fazit
OKR-Aufschlüsselung mag einfach erscheinen, aber es ist ein komplizierter und ziemlich undankbarer Prozess. Es kann eine Weile dauern, bis Sie Vision und Mission definieren, und noch länger, bis Sie korrekte OKRs für niedrigere Ebenen und Zeitrahmen festlegen.
Dennoch ist es mehr als die Unannehmlichkeiten wert. Beispielsweise fand Vista.com, nachdem sie OKRs mit OKR Board für Jira implementiert hatten, ihre Geschäftsprozesse transparenter und effizienter und erreichte höhere Objectives. Lesen Sie unsere Fallstudie mit Vista, um mehr über ihre Erfolgsgeschichte zu erfahren.
Mit diesem Artikel und seinen Beispielen sollten Sie die grundlegenden Konzepte des OKR-Aufschlüsselungsprozesses und den Wert verstehen, den eine ordnungsgemäße OKR-Struktur für Ihr Team mit sich bringt. Wenn Sie mehr über die OKR-Ausrichtung erfahren möchten, erwägen Sie die Anmeldung für OKR-Beratung und -Coaching – oder installieren Sie eine 30-tägige kostenlose Testversion vom OKR Board für Jira und üben Sie Ihre Fähigkeiten selbst!
