Objetivos e Resultados-Chave podem parecer simples, mas a estrutura é mais complexa na prática do que você imagina. Uma das maiores dificuldades para quem está começando a trabalhar com OKRs é o processo de detalhamento e alinhamento – transformar os Objetivos anuais da empresa em Objetivos para equipes e prazos específicos.
Para solucionar esse problema, a Oboard e nossos parceiros – a empresa de consultoria em OKR executeOn – trabalharam juntos e elaboraram o guia dedicado ao alinhamento de OKR. Neste artigo, vamos compartilhar com você o seguinte:
- Noções básicas do planejamento OKR
- As três maneiras de estruturar OKRs
- Como dividir OKRs anuais em OKRs trimestrais
- Como alinhar os OKRs do departamento com os OKRs da empresa
- Como usar o OKR Board para JIRA para fazer o alinhamento de OKR
Usaremos exemplos de OKRs um tanto abstratos aqui para ilustrar melhor a estrutura dos OKRs e facilitar sua compreensão. Se você estiver mais interessado em exemplos reais de OKRs para diferentes departamentos, confira outros artigos da série Exemplos de OKRs.
O que é planejamento OKR e como funciona
O Planejamento OKR é a primeira parte da estrutura OKR e envolve definir seus Objetivos e Resultados-Chave em cada período e nível da sua empresa.
O que são os prazos OKR
Os OKRs têm um prazo determinado por natureza – você define quanto tempo levará para atingir sua meta como parte da criação do Objetivo. O prazo mais comum para OKRs no nível da empresa é anual, já que muitas organizações planejam para um ano. No entanto, eles podem ser de longo prazo, chegando a planos de três ou cinco anos.
Com isso em mente, o planejamento anual de OKRs é relativamente complexo e difícil de correlacionar com o fluxo de trabalho diário. Assim, um segundo período de OKRs é introduzido – trimestral. Este é um período de OKRs frequentemente usado em níveis de Equipe ou Departamento. Ele permite que as pessoas dividam seus OKRs anuais em tarefas gerenciáveis nas quais possam se concentrar sem se sobrecarregar.
O que são níveis de OKR
Nem todos os Objetivos são relevantes para todos os colaboradores, então faz sentido separá-los e, mais uma vez, deixá-los se concentrar apenas nas tarefas essenciais. É assim que definimos os níveis de OKR. Por exemplo:
- Os OKRs da empresa impactam todos na organização.
- OKRs departamentais* envolvem apenas uma unidade da sua empresa. Por exemplo, Marketing ou Vendas.
- OKRs pessoais de funcionários específicos pelos quais eles são responsáveis.
Na maioria dos casos, uma organização terá OKRs da Empresa que alinham todo o negócio em direção a uma direção comum. OKRs departamentais e individuais podem nem ser necessários, dependendo do contexto do seu negócio e da estrutura organizacional. Geralmente, você deve minimizar o número de níveis de OKR, o que reduzirá a quantidade de manutenção.
Há também a questão da cultura da empresa. Por exemplo, se os OKRs da empresa exigem colaboração estreita entre diferentes equipes de negócios, você pode criar OKRs de nível inferior para esses Capítulos virtuais multifuncionais.
*Quando dizemos Departamento, nos referimos a um nível estrutural inferior na organização da empresa. Na prática, também pode ser uma equipe ou um capítulo, dependendo da estrutura da empresa.
Como escrever OKRs anuais
Não existe uma lista de verificação específica para o planejamento de OKRs – a estrutura é flexível e cada empresa pode ajustá-la às suas próprias necessidades. No entanto, aqui está o fluxo de trabalho geral no qual seu processo deve se basear:
- Os executivos de nível C discutem as declarações de Visão e Missão da empresa.
- A Visão descreve o estado futuro da empresa e deve servir de diretriz para a cultura corporativa, posicionamento de mercado e branding.
- A Missão descreve os negócios da empresa, a quem ela atende, o que ela faz, seus objetivos e sua abordagem para alcançá-los.
- Com a Visão e a Missão definidas, os executivos as utilizam para definir até três Objetivos que a empresa pretende atingir no próximo ano.
- Para cada Objetivo, os executivos definem um conjunto de um a cinco Resultados-Chave que determinam a conclusão do Objetivo.
No final, você deverá ter um conjunto de OKRs anuais, a partir dos quais a empresa poderá definir OKRs para prazos menores* e níveis mais baixos. O processo de criação de OKRs para prazos menores é conhecido como “decomposição de OKRs”. O processo de criação de OKRs para níveis organizacionais mais baixos é chamado de “alinhamento de OKRs”. Mostraremos como fazer ambos.
*Empresas com estruturas organizacionais planas não precisam de OKRs trimestrais, pois as equipes podem facilmente adotar objetivos de longo prazo. Falaremos sobre as estruturas organizacionais na próxima seção.
As três maneiras de estruturar OKRs
Quando Andrew Grove introduziu os OKRs na Intel na década de 1970, e mesmo quando John Doerr os trouxe para o Google em 1999, havia apenas uma maneira de alinhar e decompor os OKRs. No entanto, à medida que a estrutura se espalhava pelo Vale do Silício e, eventualmente, pelo mundo inteiro, ela continuou evoluindo – e hoje, reconhecemos três metodologias principais: Clássica, Roteiro e Plana.
Modelo de Alinhamento OKR Clássico
Os OKRs clássicos são definidos por reuniões trimestrais, onde os OKRs anuais da empresa são divididos em OKRs trimestrais da empresa, que são então usados como base para alinhar os OKRs do departamento.
OBSERVAÇÃO: Usaremos o OKR Board para Jira ira para ilustrar os exemplos a partir deste ponto. É um aplicativo de escolha do editor para Jira no marketplace da Atlassian e permite definir, gerenciar e relatar OKRs diretamente no Jira.
Esta é a estrutura padrão de OKR que comprovadamente funciona. É relativamente flexível, permitindo verificações e correções de rumo constantes, e fornece aos Departamentos orientação suficiente para mantê-los alinhados.
Dito isso, não é para todos. A complexidade geral pode ser desnecessária em empresas com uma estrutura horizontal; enquanto isso, a flexibilidade gera muito trabalho desnecessário. Portanto, embora essa estrutura seja adequada para a maioria das empresas, surgiram duas outras maneiras igualmente válidas de estruturar OKRs.
Modelo de Alinhamento OKR do Roteiro
Empresas que seguem os OKRs do Roadmap não priorizam a flexibilidade e, em vez disso, dividem os OKRs anuais em OKRs trimestrais para cada trimestre simultaneamente. Como no exemplo acima, isso às vezes pode tornar os Objetivos trimestrais desnecessários – já que se repetem a cada trimestre – e o foco muda inteiramente para os Resultados-Chave.
Você pode notar que os OKRs dos Departamentos ainda são definidos apenas para o trimestre seguinte. Isso ocorre porque os Departamentos nessas empresas ainda tendem a operar em uma cadência trimestral. No entanto, nem sempre é esse o caso – tivemos alguns clientes que conseguiram fazer com que os OKRs do roadmap funcionassem também para os Departamentos.
Os OKRs do roteiro são populares em empresas financeiras, varejo e outros setores onde o fluxo de trabalho trimestral é facilmente previsível. Eles reduzem a necessidade de gerenciamento de OKRs, já que as metas são conhecidas com antecedência, mas planejar com tanta antecedência também pode reduzir a capacidade da organização de responder a uma crise.
Modelo de Alinhamento OKR Plano
As empresas que seguem a estrutura de OKRs planos combinam os processos de detalhamento e alinhamento. Sua estrutura de OKRs não apresenta OKRs trimestrais da empresa — em vez disso, cada unidade define seus próprios OKRs trimestrais com base nos Objetivos anuais da empresa.
OKRs planos tornam cada departamento muito mais independente na forma como contribuirá para os OKRs da empresa, simplificando a estrutura de OKRs e melhorando a cooperação. No entanto, ao mesmo tempo, exige que você confie em seus departamentos para decompor e alinhar seus OKRs adequadamente – e isso exige experiência da parte deles.
OKRs planos são incomuns – é mais provável encontrá-los em startups ou organizações onde os OKRs são implementados apenas em alguns departamentos, em vez de em toda a empresa. No entanto, eles têm suas vantagens e não são menos válidos do que qualquer outra estrutura de OKR.
Comparação do modelo de alinhamento OKR
Todos os três modelos são igualmente viáveis e podem ser usados se o seu estilo de gestão permitir. Dito isso, cada um deles tem seus pontos fortes e fracos, e você deve entendê-los antes de escolher seu método.
| Clássico | Roteiro | Plano | |
| Flexibilidade | Baixo | Baixo | Alto |
| Alinhamento | Fácil | Duro | Duro |
| Autonomia da equipe | Baixo | Alto | Alto |
| Sobrecarga | Moderado | Baixo | Baixo |
Resumidamente:
- Escolha OKRs clássicos para flexibilidade e forte alinhamento com a estrutura de gestão tradicional.
- Opte por OKRs do Roadmap em ambientes previsíveis onde o planejamento de longo prazo é viável.
- Selecione OKRs planos para departamentos independentes em organizações ágeis e menos hierárquicas.
O que acontece quando sua estrutura OKR está errada
Antes de prosseguirmos, vamos explicar por que estamos fazendo isso. Se não nos preocuparmos com a análise e o alinhamento dos OKRs, corremos o risco de introduzir três problemas no fluxo de trabalho da empresa.
- Prioridades Desalinhadas. Sem direcionamento, as equipes podem, sem saber, priorizar tarefas e projetos que não contribuem diretamente para os objetivos estratégicos da empresa. Por exemplo, uma empresa está lançando um produto ambicioso e de alto risco, e toda a equipe de Marketing está focada exclusivamente nele – negligenciando seus esforços para promover os produtos existentes que já comprovadamente são lucrativos.
- Falta de Transparência. Sem uma visão mais ampla, as equipes podem ter uma compreensão deficiente de como exatamente seus esforços contribuem para os Objetivos da Empresa. Por isso, a colaboração e a coordenação entre as equipes podem ficar mais lentas, levando a ineficiências e oportunidades perdidas. Por exemplo, o DevOps pode considerar uma atualização de servidor uma tarefa de baixa prioridade, enquanto Vendas e Marketing podem considerar uma infraestrutura de servidor deficiente um gargalo para todo o seu funil de vendas.
- Desvio de Metas. Sem verificações regulares, as equipes podem inadvertidamente se desviar dos Objetivos da Empresa. Por exemplo, o Desenvolvimento pode levar a melhoria da base de código tão a sério que os novos recursos altamente solicitados levarão anos para serem desenvolvidos.
Em resumo, a falta de alinhamento durante a fase de detalhamento dos OKRs faz com que as pessoas e as equipes não entendam completamente como seu trabalho se conecta aos objetivos organizacionais mais amplos. Isso pode levar à falta de clareza, à redução da motivação e à desconexão com a Missão da empresa.
Como dividir OKRs anuais em OKRs trimestrais
Série de decisões ruins que apenas NOTA: Para este exemplo, vamos assumir que a empresa está usando a Estrutura OKR Clássica, e ainda assim os mesmos princípios devem ser aplicados a qualquer outra.
A análise dos OKRs, quando simplificada, tem apenas uma diretriz. Cada OKR trimestral deve contribuir para pelo menos um OKR anual. Essa contribuição pode ser direta – como, por exemplo, atingir uma parte do Resultado-Chave anual – ou um esforço secundário que indiretamente auxilia ou estabelece o Resultado-Chave desejado.
Aqui está um exemplo. Estes são os OKRs anuais para 2023 de uma empresa SaaS B2B.
- [O] Financiamento seguro da Série B > 60M EUR
- [KR1] Receita projetada > 10M EUR
- [KR2] Venda 20 Soluções de CRM
- [KR3] Venda 10 Soluções de RH
- [KR4] Construir uma nova solução de aquisição com classificação média de 4,9+
Projeções de receita, vendas de CRM e vendas de soluções de RH parecem simples, mas o último KR dessa lista é interessante. Embora ganhar dinheiro e vender soluções existentes já seja possível e possa ser alcançado em qualquer momento do ano, a nova Solução de Compras só pode atingir uma classificação média acima de 4,9 após o desenvolvimento e a implantação da Solução de Compras. E ela ainda não existe.
Portanto, quando a equipe executiva divide os OKRs anuais em OKRs trimestrais, eles precisam levar isso em conta. Aqui estão dois OKRs do primeiro trimestre de 2023 que eles elaboraram:
- [O1] Iniciar tração de vendas
- [KR1] Receita projetada > 1M EUR
- [KR2] Venda 3 Soluções de CRM
- [KR3] Venda 1 Soluções de RH
- [O2]: Fortalecer a base operacional da empresa
- [KR1] Contratar >80% dos cargos prioritários críticos
- [KR2] Construir uma equipe de produtos de aquisição competente e independente
Este Objetivo contribui diretamente para os três primeiros Resultados-Chave anuais – como evidenciado pela marca de seleção na parte superior. Isso significa que, à medida que a empresa o atinge, também avança em direção aos seus KRs anuais – e o Quadro de OKRs do Jira refletirá isso calculando a pontuação automaticamente.
SOBRE A PONTUAÇÃO DE OKRs: A pontuação anual de conclusão dos Objetivos no exemplo acima é zero. No entanto, vamos supor que a empresa tenha feito um progresso significativo em direção aos KRs, e…
Ao concluir 61% dos OKRs do primeiro trimestre, a empresa concluiu 10% dos OKRs anuais. A pontuação exata de conclusão dependerá dos tipos e pesos de OKR – estamos trabalhando em um artigo sobre como usá-los.
O segundo Objetivo é ainda mais interessante:
O fortalecimento da base operacional não contribui diretamente para os KRs anuais. Em vez disso, permite o desenvolvimento da Solução de Compras, auxiliando os três primeiros KRs, aumentando a força de trabalho da empresa. Por isso, embora seja considerado um Objetivo filho, não contribui diretamente para a nota do Objetivo anual.
E embora o primeiro Objetivo possa ser facilmente clonado no Q2, Q3 ou Q4 – possivelmente com valores ajustados para levar em conta mudanças sazonais e outras flutuações do mercado – o segundo passará para a próxima etapa. Então, por exemplo, veja como ele pode ficar no Q3:
- [O] Lançamento bem-sucedido da solução de aquisição
- [KR1] Lançamento da solução de aquisição versão 1.0 até o final de agosto de 2023
- [KR2] Venda 3 soluções de aquisição
- [KR3] A classificação média do mercado é superior a 4,5
Mais uma vez, apenas o KR3 contribui diretamente para a meta anual. No entanto, isso só se torna possível após a conclusão dos KR1 e KR2. Portanto, embora os dois primeiros possam não contribuir diretamente para os Objetivos trimestrais ou anuais, eles ainda são necessários para sua conclusão.
Resumindo. Você precisa entender corretamente todo o processo de negócios da sua empresa antes de definir seus OKRs. Caso contrário, você pode ignorar ou subestimar os processos que não contribuem diretamente para seus objetivos, mas ainda são necessários para sua conclusão – e isso, por sua vez, levaria a desalinhamento, falta de transparência e desvio de metas.
No entanto, a análise dos OKRs vai além. Seus departamentos ou equipes também devem definir seus próprios OKRs e tarefas para impulsionar os objetivos da empresa.
Como decompor os OKRs da empresa para cada departamento
Os departamentos são as unidades estruturais do seu negócio e todos devem trabalhar em conjunto para atingir os Objetivos Gerais da Empresa. Dito isso, cada departamento contribuirá de forma única – e você deve levar isso em consideração ao discutir seus OKRs.
Comunique os OKRs de toda a empresa aos departamentos ou equipes. Deixe que os departamentos e equipes pensem em como podem contribuir e o que devem fazer para atingir os objetivos da empresa. Uma ótima maneira de fazer isso é reunir todas as equipes dependentes para o workshop de OKRs, onde definem os OKRs e coordenam as dependências entre si.
Vamos voltar ao nosso exemplo da seção anterior para o primeiro trimestre de 2023. Além disso, vamos supor que ainda estamos seguindo a Estrutura Clássica de OKRs – mas os mesmos princípios se aplicam a todos os outros aspectos.
- [O1] Iniciar tração de vendas
- [KR1] Receita projetada > 1M EUR
- [KR2] Venda 3 Soluções de CRM
- [KR3] Venda 1 Soluções de RH
Quando a equipe de Desenvolvimento de Produto de CRM e a equipe de Vendas receberam a proposta, tiveram uma reunião dedicada e chegaram aos seguintes OKRs para o primeiro trimestre:
- [O1-CRM] Melhore a solução de CRM
- [KR1] Reduza o custo de manutenção em 20%
- [KR2] Liberar o módulo Histórico de Interação do Cliente
- [KR3] Lançamento de versão mobile do CRM para iOS
Se você olhar para o Objetivo de CRM sem contexto, você pensaria que a equipe de CRM não faz muito para contribuir com os Objetivos anuais – como evidenciado pela falta da marca de seleção.
No entanto, os novos recursos e a versão móvel do CRM são pontos de venda para a solução de CRM – e a equipe de vendas usa os KRs do CRM para impulsionar os seus próprios e contribuir diretamente para os KR1 e KR2:
- [O1-SAL] Inicie a tração de vendas para a solução de CRM
- [KR1] Venda 3 soluções de CRM
- [KR2] Modifique o discurso de vendas e a campanha, promovendo novos recursos de CRM
Dessa forma, os dois departamentos se alinham e se apoiam diretamente para atingir os Objetivos da Empresa.
Como o OKR Board para Jira ajuda com a estrutura do OKR
Os OKRs podem crescer exponencialmente e, à medida que sua empresa adiciona novos departamentos e cronogramas, pode ser difícil entender como todos esses diferentes objetivos e resultados-chave se relacionam. É por isso que o OKR Board para Jira vem com uma Visão de Alinhamento – uma maneira de representar diretamente cada OKR no Board e sua relação com os demais.
Por exemplo, aqui está tudo o que criamos durante nosso processo de planejamento de OKR:
Este tem muito a ser absorvido. Afinal, é uma visão panorâmica que mostra vários níveis e prazos de OKR. E é assim que também podemos dividi-lo em partes maiores — assim como os OKRs.
Por exemplo, podemos nos concentrar em apenas um período de tempo:
E então, podemos focar ainda mais no alvo selecionando apenas um Departamento:
Com o Alignment View, você sempre pode ver no que cada departamento está trabalhando e, em seguida, verificar como isso se conecta aos objetivos gerais da empresa com um único toque de um botão.
Também oferecemos opções adicionais para empresas com uma estrutura interna mais complexa – por exemplo, você pode configurar diferentes departamentos em diferentes espaços de trabalho. No entanto, elas estão um pouco fora do escopo deste artigo – se quiser saber mais sobre elas, agende uma demonstração e teremos prazer em mostrar esses recursos em ação!
Conclusão
A análise de OKRs pode parecer simples, mas é um processo complicado e bastante ingrato. Pode levar algum tempo para definir a Visão e a Missão e ainda mais tempo para chegar aos OKRs corretos para níveis e prazos mais baixos.
Dito isso, vale a pena o inconveniente. Por exemplo, depois que a Vista.com implementou OKRs com o OKR Board para Jira, seus processos de negócios ficaram mais transparentes e otimizados, alcançando objetivos mais ambiciosos. Confira nosso estudo de caso com a Vista para saber mais sobre sua história de sucesso.
Com este artigo e seus exemplos, você compreenderá os conceitos básicos do processo de detalhamento de OKRs e o valor que uma estrutura de OKR adequada agrega à sua equipe. Se quiser saber mais sobre alinhamento de OKRs, considere contratar uma consultoria e coaching de OKR, ou instale um teste gratuito de 30 dias do OKR Board para Jira e pratique suas habilidades por conta própria!