Como a trivago revolucionou a definição de metas com OKRs, IA e Oboard.

“Usar a metodologia OKR no Oboard é uma experiência fluida e tranquila. Existem muitas ferramentas de OKR, mas o Oboard nos proporcionou a simplicidade e a flexibilidade de que precisávamos. E facilita muito o gerenciamento de tudo dentro do ecossistema Atlassian!”

A gigante global de viagens trivago está em plena ascensão. A plataforma de comparação de hotéis registrou vários trimestres consecutivos de crescimento de receita em dois dígitos, atribuindo seu sucesso ao marketing estratégico, à inovação de produtos e à excelência operacional. Com a missão de ser a “escolha óbvia para viajantes do mundo todo”, a empresa entrou nos mercados de mais de 190 países e está a caminho de se tornar um nome familiar.

As iniciativas estratégicas da Trivago estão distribuídas em três pilares da empresa.

Mas como uma organização tão grande e complexa garante que todos os membros da equipe estejam trabalhando na mesma direção? Para a trivago, a resposta foi uma poderosa combinação da estrutura de Objetivos e Resultados-Chave (OKR) com um software de OKR de ponta fornecido pela Oboard.

O Desafio

Antes de implementar os OKRs, a trivago enfrentou diversos desafios significativos que dificultaram seu crescimento e eficiência:

• Dificuldade em acompanhar a direção da empresa: Os esforços não estavam consistentemente alinhados com os objetivos gerais, o que dificultava a avaliação do impacto e a alocação eficaz de recursos.
• Complexidade crescente com múltiplos participantes e iniciativas paralelas: A expansão levou a inúmeros projetos simultâneos e ao aumento de participantes internos e externos, o que complicou a coordenação e obscureceu o progresso geral.
• Ausência de uma estrutura compartilhada para priorização: as equipes trabalhavam em iniciativas baseadas em perspectivas individuais, em vez de uma estratégia unificada da empresa, o que por vezes levava a abordagens fragmentadas e ao uso ineficiente de recursos.
• Falta de clareza na definição de responsáveis ​​pelas iniciativas da empresa: A ambiguidade em relação à responsabilidade por iniciativas que afetam toda a empresa diluiu a responsabilidade, dificultando a conclusão de projetos e a resolução rápida de problemas.
• Visibilidade e clareza limitadas em toda a organização: A falta de transparência em relação aos projetos em andamento e sua contribuição para os objetivos resultou em esforços duplicados, oportunidades perdidas e confusão dos funcionários sobre a direção estratégica.

Esses desafios criaram um ambiente operacional fragmentado, evidenciando a necessidade urgente de uma estrutura organizada para melhorar o alinhamento, a transparência e a responsabilidade. A resolução desses problemas foi crucial para que a Trivago recuperasse o foco estratégico.

A solução

Reconhecendo a necessidade de mudança, a liderança da trivago escolheu a metodologia OKR para preencher essa lacuna. O objetivo era conectar o trabalho diário à estratégia, criar alinhamento entre todas as equipes, trazer transparência ao processo de planejamento e estabelecer uma clara responsabilidade pelas metas.

Para isso, durante o processo de implementação de OKRs, eles:

• Colaborei com a equipe de liderança para estruturar meticulosamente o plano estratégico, garantindo alinhamento e clareza em toda a organização.
• Adaptamos e aprimoramos a metodologia OKR para que se adequasse perfeitamente às especificidades operacionais e aos objetivos estratégicos exclusivos da trivago.
• Desenvolvi e implementei modelos obrigatórios para cada OKR, simplificando o processo de definição de metas e garantindo consistência.
• Classificamos os principais resultados em categorias orientadas para o impacto e para a ação, a fim de obter uma melhor compreensão dos objetivos da equipe e da direção estratégica preferida.
• Implementamos e aplicamos, em um estágio posterior, uma política de um OKR de desenvolvimento por equipe, promovendo a melhoria contínua e o crescimento.
• Implementei um sistema abrangente de OKRs em cascata, que flui dos pilares estratégicos para as equipes e, por fim, para os objetivos pessoais individuais, garantindo a coesão organizacional.
• Tempo dedicado e específico para cada funcionário, capacitando-os a trabalhar ativamente e alcançar seus OKRs individuais, fomentando uma cultura de responsabilidade e comprometimento.
• Estabelecemos um ciclo de OKR de seis meses que permite a todos tempo suficiente para alcançar um progresso significativo em seus objetivos. Ciclos de três e quatro meses também foram sugeridos, mas, no fim, a abordagem “Verão e Inverno” foi a escolhida.

Enquanto a maioria das empresas utiliza OKRs trimestrais ou anuais, a trivago optou por um ciclo de 6 meses.

Como parte da jornada de transformação da trivago, a empresa migrou para a Atlassian Cloud, com o suporte completo da Deiser, parceira Platinum da Atlassian. Na nuvem, as equipes da trivago encontraram a rastreabilidade necessária para eliminar ineficiências internas e trabalhar com mais agilidade. Como consultora de confiança, a Deiser os guiou nessa transição crucial para um sistema de trabalho mais alinhado aos seus negócios.

Para gerenciar seus OKRs de forma eficaz, a trivago precisava de um software de OKR abrangente, intuitivo e flexível o suficiente para implementar sua solução facilmente e sem a necessidade de treinamento extensivo para os funcionários. Como eles usam o Jira em suas atividades diárias, o Oboard para Jira foi a escolha óbvia.

A estrutura atual de gerenciamento de OKRs da Trivago

Eis como os recursos específicos do Oboard abordaram diretamente os desafios do trivago:

• Integração perfeita com o Jira: As equipes da Trivago já utilizam o Jira para suas tarefas diárias. O Quadro de OKRs da Oboard para Jira foi o elo crucial, permitindo que elas gerenciassem metas estratégicas no mesmo ambiente em que o trabalho era realizado. Com a Oboard, os Itens de Trabalho do Jira podem ser vinculados diretamente aos Resultados-Chave, automatizando o acompanhamento do progresso, economizando tempo e aumentando a transparência.
• Definição de Metas Padronizada: Para garantir consistência, a trivago criou modelos de OKR obrigatórios. O Oboard facilitou a criação e implementação desses modelos, orientando os funcionários a refletirem criticamente sobre o propósito de suas ações, quem eram as partes interessadas e como seria o sucesso. Isso reduziu o tempo de preparação e tornou as informações mais fáceis de assimilar.
• Alinhamento e Transparência Claros: As ferramentas de planejamento da Oboard permitiram que a trivago desdobrasse os OKRs desde o nível mais alto da empresa até seus pilares estratégicos (como Marketing e Parcerias), chegando às equipes individuais e, finalmente, aos OKRs pessoais. Isso criou uma ligação clara e visível entre o trabalho de cada pessoa e a missão da empresa.
• Lembretes automatizados: A Trivago estabeleceu um ciclo de OKRs de seis meses com reuniões regulares para monitorar o progresso. O Oboard automatiza esse processo com lembretes de acompanhamento no Slack, garantindo que as equipes se mantenham no caminho certo sem a necessidade de acompanhamento manual tedioso.

Assistente de IA trivago

A Trivago também criou seu próprio assistente de IA para OKRs, treinado com a metodologia específica de OKRs da Trivago e informações da empresa. Ele ajuda os funcionários a fazerem brainstorming e aprimorarem seus OKRs, garantindo que estejam de acordo com os modelos.

Como os OKRs reais não podem ser exibidos, aqui está um exemplo de como usar o assistente de IA do trivago para criar um OKR pessoal eficaz.

Os resultados

Ao incorporar OKRs em sua cultura, a trivago transformou sua abordagem ao trabalho. A empresa agora possui uma cadeia de objetivos muito mais clara e bem estruturada, onde todas as metas estão alinhadas com a missão que a guia.

Nathan Faria, Campeão de OKR e Coordenador de Projetos na trivago, na Reunião de Planejamento de OKR com o Oboard para Jira ao fundo

Essa clareza recém-adquirida levou a:

• Maior foco: Com prioridades claras, há menos ruído e distrações dentro da empresa.
• Maior senso de responsabilidade: equipes e indivíduos agora têm um senso de responsabilidade mais forte em relação aos seus objetivos.
• Aumento da adoção: Ao longo de dois anos, a adoção de OKRs aumentou de forma constante em toda a empresa, e a trivago planeja integrá-los ainda mais ao seu processo de definição de metas.

Modelos do Trivago para definição de metas antes da implementação de OKRs e seu modelo atual baseado em OKRs

De forma geral, o alinhamento estratégico e a cultura de responsabilidade, impulsionados pela Oboard, criaram a excelência operacional que agora alimenta o crescimento impressionante e sustentado da trivago.

Lições da jornada

A experiência da Trivago com OKRs oferece lições valiosas para qualquer empresa que busque aprimorar o estabelecimento e o alinhamento de suas metas. Aqui estão alguns dos principais pontos:

• Seja claro. É importante definir expectativas extremamente claras e um escopo bem definido para o seu programa de OKRs.
• Instrua e treine. Realizar sessões educativas pode ajudar a alinhar todos e aumentar o engajamento dos funcionários.
• Mantenha a simplicidade. Quando se trata de ferramentas, a simplicidade é fundamental. Quanto mais fáceis de usar, maior a probabilidade de as pessoas as utilizarem.
• Busque sempre a melhoria contínua. Os OKRs não são uma solução do tipo “configure e esqueça”. É importante focar na melhoria contínua e estar disposto a adaptar o processo ao longo do caminho.

Nathan Faria, da Trivago, e Margo Sakova, da Oboard, apresentarão este estudo de caso em Berlim, em maio de 2025

Ao adotar OKRs e Oboard, a trivago criou uma organização mais alinhada, focada e capacitada. Sua trajetória demonstra que, com a abordagem correta, é possível até mesmo para grandes e complexas empresas garantir que todos trabalhem juntos para alcançar os mesmos objetivos ambiciosos.

A fórmula OKR da trivago

A Trivago também formulou uma abordagem específica para criar e escrever seus OKRs. É em grande parte convencional, mas ainda assim bastante interessante:

• O título do objetivo é criado na forma de um verbo.
• Por que estamos fazendo isso?
• Quem são as partes interessadas?
• Como se define o sucesso?
• Como você mede o sucesso com KRs?
• Para relatórios de impacto, quais métricas devemos acompanhar?
• Para os KRs orientados para a ação, como isso contribui para o objetivo e quais são as expectativas?

Pronto para alinhar sua organização?

Se os desafios do trivago em relação ao rastreamento de direções, gerenciamento da complexidade e criação de uma clara definição de responsabilidades lhe parecem familiares, é hora de ver como o Oboard pode transformar seu planejamento estratégico.

Descubra como o Oboard para Jira pode ajudar suas equipes a alcançar o mesmo foco e alinhamento que impulsiona o sucesso do trivago. Comece sua jornada com o Oboard hoje mesmo!