Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist, reicht es nicht aus zu wissen, dass es funktioniert. Sie müssen wissen, wie gut jede Abteilung arbeitet, ob sie sich in die richtige Richtung bewegt und in welchem Maß sie ihre Ziele erreicht. Mit anderen Worten: Die Leistung zu verfolgen ist entscheidend für ein gesundes Unternehmen – und Key Performance Indicators (KPIs) spielen dabei eine zentrale Rolle.
KPIs sind messbare Werte, die als Vitalzeichen des Unternehmens dienen – vergleichbar mit Herzfrequenz oder Blutdruck beim Menschen. So liefern beispielsweise KPIs wie Cycle Time (die Zeitspanne von der Codierung bis zum Deployment) oder Defect Density (die Anzahl der Fehler pro Codezeile) dem Engineering-Team konkrete Daten zur Bewertung ihrer Leistung, zur Erkennung von Engpässen und zur Prozessverbesserung. In anderen Abteilungen können KPIs eingesetzt werden, um das Umsatzwachstum, die Kundenzufriedenheit oder das Mitarbeiterengagement zu messen.
Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen von KPIs, wie man sie effektiv festlegt und wie sie in verschiedenen Branchen zur Leistungssteigerung und zum Unternehmenswachstum eingesetzt werden können.
Leistungsmanagement verstehen
Leistungsmanagement ist der kontinuierliche Prozess der Überwachung, Bewertung und Optimierung der Effizienz eines Unternehmens. Der erste Schritt dabei ist die Leistungsüberwachung – denn man kann nichts managen, was man nicht versteht.
Dabei gibt es zwei Hauptarten von Leistungskennzahlen – KPIs und OKRs. (Wir haben einen separaten Artikel, der die Unterschiede zwischen beiden erklärt – bleiben wir hier zunächst bei den Grundlagen.)
- KPIs messen den Erfolg bestimmter Aktivitäten oder Prozesse. Sie erklären nicht „warum“, „wie“ oder „wozu“ – sie zeigen nur den Fortschritt in Richtung einer bestimmten Kennzahl.
- OKRs verfolgen den Fortschritt auf dem Weg zu umfassenden, ehrgeizigen Zielen. Sie dienen dazu, die Strategie des Unternehmens zu lenken und sie auf eine bestimmte Gruppe von Zielen auszurichten, die das Team erreichen wird.
OKRs und KPIs sind für ein gesundes Leistungsmanagement unerlässlich — und wenn Sie mehr über OKRs erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den Oboard OKR Guide. This article will stick with KPIs and their role in the performance management framework.
Warum wir KPIs verwenden
KPIs liefern messbare und umsetzbare Erkenntnisse, die zeigen, wie gut Teams ihre Ziele erreichen.
Wenn wir beispielsweise die Leistung eines Software-Engineering-Teams analysieren möchten, könnten folgende Metriken betrachtet werden:
- Lead Time for Changes: Die Zeit vom Code-Commit bis zur Bereitstellung – ein Indikator für die Effizienz bei der Auslieferung neuer Funktionen oder Updates.
- Deployment Frequency: Wie häufig wird Code erfolgreich in die Produktion überführt – ein Maß für Agilität und kontinuierliche Wertschöpfung.
- Mean Time to Recovery (MTTR): Die durchschnittliche Zeit zur Wiederherstellung nach einem Produktionsausfall – zeigt Reaktionsfähigkeit und Problemlösungskompetenz.
- Code Coverage: Der Anteil des Codes, der durch automatisierte Tests abgedeckt ist, was auf die Qualität und Zuverlässigkeit der Codebasis und das Engagement des Teams bei der Fehlervermeidung hinweist.
- Defect Density: Die Anzahl der Fehler pro Codezeile oder Funktionseinheit – dient der Qualitätskontrolle und Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten.
Kurz gesagt: KPIs zeigen, wie gut ein Team seine Arbeit macht. Sie sagen nichts über die Nützlichkeit der Arbeit im größeren Unternehmenskontext – dafür sind OKRs da – sondern liefern objektive und relevante Leistungskennzahlen im „luftleeren Raum“.
Doch das ist nur ein Teil der Wahrheit. KPIs sind nicht nur Leistungskennzahlen, sondern auch ein Vertrauensinstrument. Wenn Führungskräfte sehen, dass KPIs erreicht werden, können sie ihren Mitarbeitenden vertrauen – die Kennzahlen stimmen, die Investition zahlt sich aus. Drastische Maßnahmen wie Mitarbeiterüberwachung sind somit unnötig – es sei denn, das Vertrauen wird untergraben.
Dieses Vertrauen funktioniert aber in beide Richtungen: Für Mitarbeitende bedeuten KPIs auch Planungssicherheit. Ein Unternehmen mit klaren KPIs vermittelt Stabilität – und solange die KPIs erreicht werden, sind die Mitarbeitenden vor Entlassungen oder anderen drastischen Eingriffen geschützt.
Wie man die richtigen Kennzahlen auswählt
Prinzipiell kann alles ein KPI sein, solange es eine Kennzahl ist, die die Gesundheit Ihres Unternehmens widerspiegelt. Umsatzwachstum? KPI. Bearbeitungszeit? KPI. Kundenzufriedenheit? KPI. Erfolgreicher Abschluss von Schulungen? Auch das kann ein KPI sein.
Also… wie findet man heraus, welche Metriken wirklich relevant sind? Die Antwort: Kontext. Da der Kontext für Könige steht, können Sie nur mit einem klaren Verständnis Ihres Umfelds die KPIs identifizieren, die exakt zu Ihren Bedürfnissen passen.
Egal welches Team oder welche Abteilung Sie führen – Sie liefern ein Produkt oder eine Dienstleistung. Das können Verkäufe, Leads, Kundenbetreuung oder etwas anderes sein – entscheidend ist, dass Ihre Arbeit einen Beitrag zum Gesamtziel des Unternehmens leistet.
Dies ist Ihr großes Ziel, Ihr Haupt-KPI. Sie sollten sich auch überlegen, welche anderen Kennzahlen zu diesem Ziel beitragen – sie sind Ihre kritischen Erfolgsfaktoren und eignen sich perfekt als sekundäre KPIs. Wenn Ihr Hauptziel zum Beispiel Umsatzwachstum ist, könnten Ihre sekundären KPIs wie folgt aussehen:
- Gewinnspannen: Verfolgt den Prozentsatz der Einnahmen, der nach Abzug der Ausgaben verbleibt, wobei hohe Gewinnspannen auf betriebliche Effizienz und Kostenkontrolle hinweisen.
- Cost Per Acquisition (CPA): Der durchschnittliche Betrag, den Sie benötigen, um einen neuen Kunden zu gewinnen – ein Maß für die Effizienz Ihrer Marketingmaßnahmen
- Return on Investment (ROI): Das Verhältnis von Gewinn oder Verlust zur getätigten Investition – ein Indikator für die Rentabilität einzelner Maßnahmen oder Kampagnen.
Doch nicht jede Kennzahl ist messbar. Die Zählung der getätigten Verkäufe, übertragenen Leads, betreuten Kunden usw. ist einfach. Viel schwieriger wird es bei kurzlebigeren Dingen, wie Software. Sicherlich können Sie die KPIs der Programmierer anhand der abgeschlossenen Tickets messen – aber wenn ein Ticket lautet „Refactor the CRM code“ und ein anderes „Color the title bar in blue and orange“, sind sie nicht gleichwertig. Das Team wird zweifellos frustriert sein, wenn seine KPIs ruiniert werden, während es doppelt so hart arbeitet, um eine umfangreiche Aufgabe zu lösen.
In solchen Fällen sollten Sie nur die kritischen Erfolgsfaktoren betrachten, da Ihr Gesamtziel nicht messbar ist. Zum Beispiel könnten Sie mit Code verfolgen wollen:
- Code-Review-Abdeckung
- Anteil des ohne Nachbearbeitung genehmigten Codes
- Fehler pro 1.000 Codezeilen (KLOC)
- Anzahl der nach Veröffentlichung entdeckten Fehler
- Wiederauftretende Fehler (Bug Recurrence Rate)
- Unit-Test-Abdeckung
Zusammengenommen geben Ihnen diese Zahlen einen guten Überblick über die Arbeit Ihres Teams — und wenn eine dieser Kennzahlen zu sinken beginnt, ist das ein gutes Warnsignal, dass etwas nicht stimmt.
HINWEIS: Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, die KPIs zu bestimmen, bitten Sie die Stakeholder, die betroffenen Teamleiter und die Mitarbeiter um Unterstützung. Sie könnten Ideen für kritische Erfolgsfaktoren einbringen, die Sie übersehen haben.
Kennzahlen in KPIs umwandeln
Es reicht nicht aus, nur die richtigen Kennzahlen zu finden und zu verfolgen. Sie müssen auch wissen, welche Werte Sie anstreben sollten. Im Leistungsmanagement werden diese Werte als Benchmarks und Ziele bezeichnet.
Benchmarks sind das, wovon Sie ausgehen, und der beste Weg, sie zu finden, ist, den Durchschnitt einer bestimmten Kennzahl über die letzten 12 Monate zu ermitteln. Vorausgesetzt natürlich, dass es keine massiven Umstrukturierungen gegeben hat – wenn sich beispielsweise die Größe Ihrer Abteilung vor zwei Monaten verdoppelt hat, sind die Daten von vorher ungültig.
Ziele sind die Werte, die Sie anstreben sollten – und der Trick dabei ist, dass ein Ziel realistisch sein sollte. Es ist kein OKR, den Sie vielleicht erreichen können – es ist ein solider Basiswert, den jeder erreichen können sollte. Wenn beispielsweise die Kundenzufriedenheit derzeit 80 % beträgt, könnte das Ziel darin bestehen, sie im Laufe des nächsten Jahres auf 85 % zu steigern. Eine Zielvorgabe von 95 % wäre jedoch extrem schwer zu erreichen und würde die Mitarbeiter demotivieren.
Doch selbst mit einer Benchmark und einem Ziel wird die Kennzahl nicht so einfach zu einem KPI. Sie braucht einen Verantwortlichen – eine Person, die dafür verantwortlich ist, dass die Kennzahl erreicht wird. Bei persönlichen KPIs ist dies ein Mitarbeiter. Bei KPIs auf Team- und Abteilungsebene liegt diese Verantwortung beim Topmanager.
Hier sind einige Beispiele für richtig formulierte KPIs:
- Durchschnittliche Lösungszeit
- Benchmark: 4 Stunden
- Target: 3 Stunden
- Verantwortlich: Leiter Kundenservice
- Beschreibung: Misst die durchschnittliche Zeit zur Lösung von Kundenanfragen – zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und zur Verringerung des Support-Backlogs.
Monatliches Umsatzwachstum
- Benchmark: 5% Monat für Monat
- Target: 8% Monat für Monat
- Verantwortlich: Vertriebsleiter
- Beschreibung: Überwacht das monatliche Umsatzwachstum und motiviert das Vertriebsteam, die Reichweite zu erhöhen und die Abschlussrate zu verbessern.
So bauen Sie ein KPI-Framework auf
KPIs funktionieren am besten, wenn die gesamte Managementstruktur des Unternehmens um sie herum aufgebaut ist (und um die OKRs). Es geht also nicht nur um die Auswahl von Kennzahlen und das Erreichen von Zahlen, sondern um die Schaffung eines Systems, das diese Kennzahlen verfolgt, die Daten verarbeitet und Anpassungen vornimmt.
Sicher, man kann das auch manuell machen – aber je mehr Leute man beschäftigt, desto unübersichtlicher werden die Daten. Irgendwann wird es zu viel Aufwand, und das ganze System implodiert… und bringt alles zurück an den Anfang, wo niemand weiß, was der andere tut, und es kein Vertrauen gibt.
Um das zu verhindern, brauchen Sie eine Plattform, die KPIs unauffällig verfolgt und Daten aus den Tools zusammenstellt, die Sie bereits verwenden – wie Jira oder Salesforce. Und das ist genau die Art von App, die Oboard als Ergänzung zu unserer erstklassigen OKR-App entwickelt. Wenn Sie also damit beginnen möchten, KPIs in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, melden Sie sich jetzt und nehmen Sie an unserem Early Bird Program teil!
Fazit
KPIs sind weit mehr als Zahlen – sie sind der Pulsschlag Ihrer Organisation. Sie zeigen, wo alles rund läuft und wo Handlungsbedarf besteht. Durch eine durchdachte Auswahl von KPIs, die Festlegung realistischer Benchmarks und Ziele und die Bestimmung klarer Verantwortlichkeiten können Sie die Bemühungen jedes Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens abstimmen.
KPIs geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, die Auswirkungen ihrer Arbeit zu erkennen, fördern das Vertrauen zwischen den Teams und der Geschäftsführung und sorgen für kontinuierliche Verbesserungen im gesamten Unternehmen.
Leistungsmanagement gedeiht, wenn KPIs Teil der Unternehmenskultur werden. Sie fördern die Transparenz, die Verantwortlichkeit und bieten einen Rahmen, in dem jeder den Geschäftserfolg verstehen und dazu beitragen kann. Die Einrichtung von KPIs ist jedoch keine einmalige Aufgabe. Sie müssen überwacht, angepasst und verfeinert werden, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.
Letztendlich schaffen KPIs eine gemeinsame Sprache für Wachstum. Sie bieten jeder Abteilung – vom Kundensupport über die Entwicklung bis hin zum Vertrieb – eine Möglichkeit, ihre Leistungen zu kommunizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Durch den Aufbau eines robusten KPI-Rahmens verwalten Sie nicht nur die Leistung, sondern befähigen Ihr gesamtes Unternehmen, neue Höhen zu erreichen.
Sind Sie bereit, Ihr KPI-Tracking auf die nächste Stufe zu heben? Nehmen Sie am Early Bird Program von Oboard teil und erhalten Sie exklusiven Zugang zu unserer KPI-App, die sich nahtlos in Ihre aktuellen Tools integrieren lässt und das Leistungsmanagement für jedes Team vereinfacht.
